Archivácia e-faktúr: ako dlho a v akom formáte
Ako dlho uchovávať e-faktúry
Lehota sa oproti dnešku nemení. E-faktúry treba uchovávať 10 rokov od konca kalendárneho roka, ktorého sa faktúra týka. Ak teda vystavíte alebo prijmete faktúru v roku 2027, uchovávate ju do konca roka 2037. Platí to rovnako pre vystavené aj prijaté doklady.
Dve veci, ktoré si stačí zapamätať: e-faktúry uchovávajte 10 rokov od konca roka, ktorého sa týkajú, a to v pôvodnom XML formáte.
V akom formáte archivovať
Tu je najčastejšia chyba. Originálom e-faktúry je štruktúrovaný XML súbor podľa európskej normy — nie jeho pekné zobrazenie v PDF. Zo zákona vyplýva, že e-faktúry sa archivujú práve v tomto pôvodnom XML formáte. Ak si teda uložíte len vytlačené alebo do PDF prevedené zobrazenie a originálny XML zahodíte, nesplnili ste povinnosť správne.
To neznamená, že musíte popri XML povinne ukladať aj PDF. Čitateľnú (napríklad PDF) podobu si archivovať nemusíte — stačí, ak dokážete e-faktúru na požiadanie v primeranom čase zobraziť v podobe čitateľnej pre človeka. Inými slovami: dôležitý je XML originál a schopnosť si ho kedykoľvek zobraziť.
Kto za archiváciu zodpovedá
Zodpovednosť je na vás ako na účtovnej jednotke. A pozor na jeden častý omyl.
Digitálny poštár nemá zo zákona povinnosť vaše e-faktúry uchovávať. Nespoliehajte sa naň ako na archív — postarať sa o uloženie XML musíte vy, prípadne s pomocou svojho účtovného softvéru alebo účtovníčky.
Popri samotnom uložení musíte po celý čas uchovávania zabezpečiť aj vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť faktúry. V praxi to znamená mať doklady bezpečne uložené tak, aby sa nedali nepozorovane zmeniť a aby ste ich vedeli kedykoľvek otvoriť a prečítať.
Praktické rady
Ukladajte si XML originál každej vystavenej aj prijatej e-faktúry a zálohujte ho — nie je dobré spoliehať sa len na e-mailovú schránku. Pri opravných dokladoch (dobropisoch) dbajte na to, aby bola jasná ich väzba na pôvodnú faktúru; samotné priloženie bez poriadnej evidencie nestačí. Ideálne je mať nástroj, ktorý XML uloží a zároveň vám ho vie prehľadne zobraziť.
Ako to bude u FakturaOnline.sk
E-fakturáciu chystáme priamo do aplikácie FakturaOnline.sk tak, aby ste sa o technické detaily nemuseli starať — vrátane prehľadného uloženia vašich dokladov. Spustiť ju plánujeme na jeseň 2026 a o podmienkach vás včas a zrozumiteľne informujeme. Netreba sa báť, prechod pre vás pripravujeme čo najjednoduchší.
Najčastejšie otázky?
1. Ako dlho musím uchovávať e-faktúry?
10 rokov od konca kalendárneho roka, ktorého sa faktúra týka. Lehota sa oproti dnešku nemení a platí pre vystavené aj prijaté doklady.
2. V akom formáte mám e-faktúry archivovať?
V pôvodnom štruktúrovanom XML formáte podľa európskej normy. Vytlačené alebo PDF zobrazenie XML originál nenahradí.
3. Uchováva moje e-faktúry digitálny poštár?
Nie. Poštár nemá zo zákona povinnosť vaše faktúry uchovávať. O archiváciu sa musíte postarať vy.
4. Kde e-faktúry archivovať?
V systéme, ktorý bezpečne uloží XML originál a zabezpečí jeho čitateľnosť po celý čas uchovávania. Nespoliehajte sa len na e-mailovú schránku.
Záver:
Archivácia e-faktúr je jednoduchá, keď poznáte dve pravidlá: uchovávať 10 rokov a v pôvodnom XML. Zvyšok je o tom mať doklady bezpečne uložené a kedykoľvek zobraziteľné — a nespoliehať sa, že to za vás urobí niekto iný.
