Papierová, alebo elektronická faktúra? Čo hovorí zákon

Obe formy majú rovnakú váhu

Zákon o DPH aj zákon o účtovníctve uznávajú faktúru v listinnej aj elektronickej podobe. Formu si vyberiete vy. Pravidlá sú pre obe rovnaké.

Za elektronickú faktúru sa považuje faktúra vydaná a prijatá v akomkoľvek elektronickom formáte:

• PDF poslané e-mailom,

• sken papierovej faktúry poslaný elektronicky,

• štruktúrovaná e-faktúra – súbor XML, ktorý si účtovný program načíta sám.

Čo vyžaduje zákon

Pri oboch formách

• Rovnaké údaje. Forma nemení obsah. Platiteľ DPH navyše splní náležitosti podľa zákona o DPH.

• Vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť od vydania až do konca uchovávania. Musí byť jasné, kto faktúru vydal, že ju nikto nezmenil a že sa dá prečítať. Povinnosť má dodávateľ aj odberateľ.

Ktoré údaje na doklade nesmú chýbať, nájdete v prehľade náležitostí účtovného dokladu.

Vierohodnosť a neporušenosť preukážete najčastejšie kontrolnými mechanizmami: faktúru viete spojiť s objednávkou, dodaním a platbou. Pri elektronickej faktúre poslúži aj zaručený elektronický podpis alebo výmena údajov EDI.

Navyše pri elektronickej faktúre

• Súhlas odberateľa. Nemusí byť písomný. Stačí e-mail, ústna dohoda alebo to, že odberateľ faktúru spracuje či zaplatí.

• Podpis nie je povinný.

Ako dlho faktúry uchovávať

• 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú – platí pre vystavené aj prijaté faktúry, papierové aj elektronické.

• Rovnaká lehota platí pre účtovné doklady podľa zákona o účtovníctve.

• Papierovú faktúru môžete naskenovať a uchovávať už len elektronicky, ak sken zostane čitateľný a nezmenený.

Výnimky a ďalšie lehoty nájdete v článku o archivácii účtovnej dokumentácie.

Výhody a nevýhody v porovnaní

Kam smeruje povinná e-fakturácia

Slovensko zavádza povinnú elektronickú fakturáciu vo vlastnom modeli. Princíp v skratke:

• Formát: štruktúrovaný súbor XML podľa európskej normy, nie PDF.

• Doručenie: cez európsku sieť Peppol prostredníctvom certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby, tzv. digitálnych poštárov. Jeden štátny portál neexistuje.

• Hlásenie: poštár odovzdá údaje z faktúry finančnej správe.

• Súhlas odberateľa: pri doručení cez poštára sa nevyžaduje.

• Rozsah: tuzemské obchody medzi podnikateľmi a voči verejnej správe, nie predaj spotrebiteľom.

Podrobný postup vysvetľujeme v článku E-fakturácia: čo to je, ako funguje a kedy je povinná.

Ktorú formu zvoliť

• Elektronickú – pre väčšinu živnostníkov a malých firiem. Je rýchlejšia, lacnejšia a pripraví vás na e-fakturáciu.

• Papierovú – ak odberateľ elektronickú formu odmietne.

• Kombináciu – papierové faktúry naskenujete a archivujete elektronicky.