Vzor faktúry PDF
PDF je dnes štandardný formát na zasielanie faktúr – a to z dobrého dôvodu. Dokument vyzerá rovnako na každom zariadení, príjemca ho nemôže jednoducho upraviť a ľahko sa archivuje. Samotné PDF ale nie je nástroj na tvorbu faktúr. Faktúru najskôr vytvoríte v inom programe a potom ju do PDF exportujete – alebo použijete FakturaOnline.sk, kde sa PDF vygeneruje automaticky.
Prečo posielať faktúry práve ako PDF?
PDF (Portable Document Format) je pre fakturáciu ideálny formát, a to z niekoľkých dôvodov:
Nemennosť – príjemca nemôže jednoducho prepísať sumu, dátum ani iné údaje. Faktúra v PDF slúži ako spoľahlivý doklad pre obe strany.
Jednotný vzhľad – na rozdiel od .docx alebo .xlsx sa PDF zobrazí rovnako na akomkoľvek počítači, telefóne alebo tablete. Žiadne rozpadnuté tabuľky ani posunuté stĺpce.
Jednoduchá archivácia – PDF súbory sú kompaktné a dajú sa ľahko triediť, zálohovať aj prehľadávať.
-
Univerzálna kompatibilita – PDF otvorí každý, bez ohľadu na operačný systém alebo nainštalovaný softvér. Nepotrebujete Word, Excel ani žiadny iný platený program.
Daňový úrad akceptuje faktúry v PDF ako plnohodnotné doklady. Ak ich máte bezpečne uložené a dostupné po zákonom stanovenú dobu, nemusíte uchovávať papierové kópie.
Ako faktúru v PDF vytvoriť?
PDF samo osebe neumožňuje faktúru zostaviť. Existujú tri základné cesty, ako k faktúre v PDF dospieť:
1. Export z iného programu
Faktúru vytvoríte v Exceli, Worde alebo Google Docs a potom ju exportujete do PDF. V tomto prípade však musíte strážiť formátovanie, výpočty aj číselnú radu sami.
2. Vyplnenie PDF šablóny
Na internete nájdete predpripravené PDF formuláre, do ktorých môžete údaje vpísať priamo. Hodia sa na jednorazové prípady, ale pre pravidelnú fakturáciu sú nepraktické – nemajú vzorce, automatické číslovanie ani evidenciu.
3. Online fakturačný nástroj
Služby ako FakturaOnline.sk vygenerujú PDF automaticky. Vyplníte údaje, kliknete na tlačidlo – a máte hotovú faktúru v PDF so všetkým, čo má mať: správne výpočty, QR kód, profesionálny vzhľad a automatické uloženie do archívu.
Ak fakturujete pravidelne – hoci len niekoľko faktúr mesačne – ručná tvorba PDF z Excelu alebo Wordu vás bude stáť viac času, než koľko ušetríte oproti online nástroju.
Na čo si dať pozor pri faktúrach v PDF
PDF je najbezpečnejší formát na odosielanie faktúr, ale aj tak existuje pár vecí, na ktoré by ste mali myslieť:
Kontrola pred exportom – akonáhle PDF vygenerujete, úpravy sú zložité. Vždy skontrolujte všetky údaje ešte v pôvodnom súbore.
Kvalita exportu – pri prevode z Excelu alebo Google Sheets sa môže rozpadnúť rozloženie tabuľky. Skontrolujte výsledné PDF skôr, než ho odošlete.
Veľkosť súboru – ak do faktúry vkladáte logo vo vysokom rozlíšení, PDF môže narásť. Niektoré e-mailové servery obmedzujú veľkosť príloh.
Editovateľné PDF – nie každé PDF je chránené. Ak ho vytvoríte ako formulár s vyplniteľnými poľami, príjemca môže údaje prepísať. Exportujte vždy ako statické (needitovateľné) PDF.
Pozor!
Ak faktúru vytvárate v Exceli, Worde alebo Google Docs, vždy ju odošlite ako PDF – nikdy ako pôvodný súbor (.xlsx, .docx, odkaz na Google dokument). Len PDF zaistí, že príjemca uvidí presne to, čo ste vystavili.
Na FakturaOnline.sk sa o formát starať nemusíte. Každá faktúra sa automaticky uloží ako needitovateľné PDF s profesionálnym vzhľadom, správnymi výpočtami a QR kódom na platbu – bez rizika, že sa cestou k odberateľovi čokoľvek zmení.
Fakturujte ako profesionál.
Vaši zákazníci uvidia, že faktúra zodpovedá vašej značke.
Pridajte svoje logo, farby značky alebo pečiatku počas niekoľkých sekúnd. Editovateľné šablóny si jednoducho prispôsobíte podľa svojich potrieb.
Vaše logo a pečiatka na faktúre
Nahrajte svoje vlastné logo a urobte každú faktúru profesionálnou.
Farby podľa vašej značky
Zvoľte farby vašej značky, aby faktúry boli v súlade s identitou vášho podnikania.
QR pre všetky vaše faktúry
Dajte možnosť svojim zákazníkom rýchlo a jednoducho preplatiť faktúru cez QR kód.
