E-fakturácia: čo to je, ako funguje a kedy je povinná

Čo je e-fakturácia

E-fakturácia je vystavovanie, posielanie a prijímanie faktúr v štruktúrovanom elektronickom formáte. Údaje — číslo faktúry, IČO a DIČ odberateľa, položky, sadzby DPH, sumy v eurách — sú v súbore zapísané tak, aby ich systém príjemcu prečítal automaticky. Nikto nič neprepisuje.

PDF nie je e-faktúra

PDF poslané e-mailom ani sken papierovej faktúry túto podmienku nespĺňajú. Pre softvér sú len obrázkom, z ktorého treba údaje prepísať alebo rozpoznať. Ani elektronický podpis z PDF e-faktúru neurobí. E-faktúrou je iba súbor v predpísanej dátovej štruktúre.

Ako e-fakturácia funguje

Slovensko nezaviedlo centrálny štátny portál. Faktúry putujú priamo medzi firmami cez európsku sieť Peppol a certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby, ktorým sa hovorí digitálni poštári.

1. Vystavíte faktúru vo fakturačnom alebo účtovnom programe. Program z nej vytvorí XML súbor.

2. Program odovzdá faktúru vášmu digitálnemu poštárovi. Dňom odovzdania je faktúra vyhotovená.

3. Poštár skontroluje štruktúru a cez sieť Peppol ju doručí poštárovi odberateľa. Odberateľa v sieti identifikuje jeho DIČ.

4. Odberateľ faktúru prijme vo svojom systéme a spracuje bez prepisovania.

5. Váš poštár zároveň automaticky oznámi vybrané údaje finančnej správe. Vy nič nenahlasujete.

Ako sieť technicky funguje a prečo je bezpečnejšia než e-mail, vysvetľujeme v článku o fungovaní siete Peppol na Slovensku.

Formáty používané na Slovensku

• Formát faktúry: XML podľa európskej normy EN 16931, v syntaxi UBL alebo CII.

• Profil pre doručovanie: Peppol BIS Billing 3.0.

• Identifikátor v sieti: DIČ v tvare 0245:DIČ. IČ DPH zostáva daňovým údajom na faktúre, na smerovanie sa nepoužíva.

• Čo sa posiela: faktúry, opravné faktúry a samofaktúry. Proforma faktúra (výzva na úhradu) e-faktúrou nie je; faktúra k prijatej platbe vopred áno.

• Prílohy: PDF náhľad alebo QR kód na platbu možno priložiť, záväzný je obsah XML.

Čo vyžaduje zákon

• Súhlas príjemcu: pri povinnej e-faktúre sa nevyžaduje. Potrebujete ho len vtedy, ak faktúru posielate inak než doručovacou službou — napríklad e-mailom.

• Lehota: faktúru musíte vyhotoviť a odovzdať poštárovi do 15 dní od dodania alebo prijatia platby. Dátum vyhotovenia na faktúre sa musí zhodovať s dňom odoslania.

• Vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť musíte zabezpečiť po celý čas uchovávania. V sieti Peppol ich garantuje šifrovaný prenos a certifikovaní poštári, elektronický podpis sa nevyžaduje. Čitateľnosť znamená, že XML viete na požiadanie zobraziť v ľudsky čitateľnej podobe.

• Archivácia: 10 rokov od konca kalendárneho roka, ktorého sa faktúra týka, a to v pôvodnom XML. Digitálny poštár faktúry za vás neuchováva — podrobnosti nájdete v článku o archivácii e-faktúr.

• Opravy: odoslanú e-faktúru nemožno upraviť. Chyba sa rieši dobropisom alebo opravnou faktúrou s odkazom na pôvodný doklad.

Kedy je e-fakturácia povinná

• Od 1. januára 2027 vystavuje e-faktúru každý tuzemský platiteľ DPH pri dodaní tovaru alebo služby inej zdaniteľnej osobe alebo právnickej osobe na Slovensku (B2B aj B2G). Platí to aj pre platbu prijatú vopred.

• Prijať e-faktúru musí od rovnakého dňa každá právnická osoba a každý podnikateľ — vrátane neplatiteľov DPH, živnostníkov, slobodných povolaní a prenajímateľov nehnuteľností. Potrebujú na to DIČ a zazmluvneného poštára.

• Rok 2026 je prechodné obdobie: e-faktúry možno posielať dobrovoľne, ak má poštára aj odberateľ.

• Povinnosť sa netýka predaja spotrebiteľom (B2C), dodaní oslobodených od dane, zjednodušených faktúr (napr. doklad z eKasy do 400 €) a utajovaných plnení.

• Od 1. júla 2030 sa podľa európskeho rámca ViDA očakáva rozšírenie na cezhraničné transakcie a zrušenie kontrolného a súhrnného výkazu.

• Sankcie: za neoznámené alebo nesprávne údaje hrozí pokuta až 10 000 €, pri opakovanom porušení až 100 000 €. Zrejmý omyl, ktorý hneď opravíte, sa nepokutuje.

Výhody a riziká

Výhody

• žiadne prepisovanie a menej chýb v účtovníctve,

• rýchlejšie doručenie a spracovanie, teda aj skoršia úhrada,

• údaje finančnej správe odchádzajú automaticky, od roku 2030 odpadnú výkazy.

Riziká

• odberateľ bez poštára: vaša povinnosť je splnená odoslaním, no faktúra nedorazí a platba mešká,

• strata XML originálu: PDF náhľad ho pri kontrole nenahradí,

• nekompatibilný softvér: XML ručne nevytvoríte, program musí normu podporovať.