Fakturácia na Slovensku aj v celej EÚ musí rešpektovať zásady GDPR – ochranu osobných údajov, ich zákonné spracovanie a bezpečné uchovávanie. Zistite, ako zabezpečiť súlad s nariadením a vyhnúť sa zbytočným rizikám.

Zásady GDPR pri fakturácii

GDPR (General Data Protection Regulation) určuje, že osobné údaje na faktúrach musia byť spracované zákonne, transparentne a iba v nevyhnutnom rozsahu.

Hlavné princípy:

  • Legitímny účel – údaje možno použiť len na splnenie zmluvných alebo daňových povinností.

  • Transparentnosť – zákazník musí byť informovaný, ako a prečo sa jeho údaje spracúvajú.

  • Minimalizácia údajov – faktúra má obsahovať len nevyhnutné informácie (napr. meno, adresa, IČO).

<span class="translation_missing" title="translation missing: sk-SK.ctas.example_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Príklad:

Ak e-shop uvádza na faktúre dátum narodenia zákazníka, porušuje zásadu minimalizácie podľa GDPR.

Aké údaje môžu byť na faktúre uvedené

Na faktúre môžu byť uvedené iba údaje potrebné na splnenie účtovných a daňových povinností podľa zákona o účtovníctve a zákona o DPH.

Patria sem najmä:

  • meno a priezvisko alebo obchodné meno,

  • adresa sídla alebo bydliska,

  • IČO a v prípade platcu aj IČ DPH,

  • popis tovaru alebo služby,

  • cena, dátum vystavenia a dátum dodania.

Naopak, citlivé údaje ako dátum narodenia, rodné číslo, telefón či osobný e-mail na faktúru nepatria, pokiaľ ich nevyžaduje zákon.

Zásada minimalizácie: faktúra má obsahovať iba tie osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na splnenie účtovnej alebo daňovej povinnosti.

Audit a aktualizácia procesov

Každý podnikateľ by mal pravidelne vykonávať audit spracovania osobných údajov – zistiť, odkiaľ údaje pochádzajú, ako sa používajú a kde sa uchovávajú.

<span class="translation_missing" title="translation missing: sk-SK.ctas.tip_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Zmapujte všetky fázy práce s osobnými údajmi – od ich získania až po archiváciu alebo vymazanie. Pomôže vám to pri kontrole Úradu na ochranu osobných údajov SR.

Zároveň aktualizujte oznámenie o ochrane osobných údajov, aby jasne vysvetľovalo účel spracovania údajov pri fakturácii.

Práva zákazníkov a správa sprostredkovateľov

Zákazníci majú podľa GDPR právo na prístup, opravu a výmaz svojich údajov. Umožnite im tieto práva jednoducho uplatniť – napríklad prostredníctvom používateľského účtu alebo online formulára.

Ak využívate externý fakturačný systém alebo účtovnú službu, overte si, že aj váš sprostredkovateľ dodržiava GDPR a má uzatvorenú zmluvu o spracúvaní osobných údajov.

<span class="translation_missing" title="translation missing: sk-SK.ctas.alert_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Každá zmluva so sprostredkovateľom musí obsahovať doložku o súlade s GDPR a zodpovednosti za ochranu údajov.

Bezpečnosť údajov a pravidelné audity

Fakturačné údaje by mali byť šifrované, chránené heslom a prístupné len oprávneným osobám.

Nástroj FakturaOnline.sk umožňuje vystavovať faktúry rýchlo, bezpečne a v súlade s GDPR – bez potreby registrácie.

Odporúčané kroky pre súlad s GDPR:

  • viesť záznamy o spracúvaní údajov,

  • určiť jasné účely spracovania,

  • pravidelne vykonávať interné audity,

  • využívať šifrovanie a kontrolu prístupov.

<span class="translation_missing" title="translation missing: sk-SK.ctas.info_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Záver

Dodržiavanie GDPR pri fakturácii nie je zložité, ak podnik dodržiava zásady transparentnosti, bezpečnosti a minimalizácie údajov. Zodpovedný prístup chráni nielen osobné údaje zákazníkov, ale aj dôveryhodnosť vašej firmy.

<span class="translation_missing" title="translation missing: sk-SK.ctas.interested_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Viac o tom, ako sa mení fakturácia v ére kryptomien a digitálnych platieb, si môžete prečítať v našom článku Fakturácia vo veku kryptomien.