Daňová evidencia SZČO: ako ju viesť a aké máte povinnosti

Čo je daňová evidencia a kedy sa oplatí

Daňová evidencia je zjednodušený spôsob, akým si SZČO zaznamenáva príjmy, výdavky a majetok potrebný na výpočet základu dane. Umožňuje uplatňovať skutočné (preukázateľné) výdavky bez toho, aby ste museli viesť jednoduché alebo podvojné účtovníctvo.

Jej najväčšou výhodou je jednoduchosť: podnikateľ, ktorý vedie daňovú evidenciu, sa nepovažuje za účtovnú jednotku a neriadi sa zákonom o účtovníctve. Vďaka tomu odpadá množstvo formálnych povinností, ktoré poznajú firmy vedúce účtovníctvo.

Daňová evidencia sa oplatí najmä vtedy, keď:

• vaše reálne výdavky sú vyššie ako 60 % z príjmov (teda vyššie ako paušálne výdavky),

• chcete zaradiť do obchodného majetku napríklad automobil, techniku či stroje a uplatňovať odpisy,

• máte relatívne málo dokladov a nechcete platiť za podvojné účtovníctvo.

Kto môže viesť daňovú evidenciu

Daňovú evidenciu môže viesť fyzická osoba, ktorá dosahuje:

• príjmy z podnikania (napríklad zo živnosti),

• príjmy z inej samostatnej zárobkovej činnosti (slobodné povolania, autori a podobne),

• príjmy z prenájmu nehnuteľnosti,

• príjmy z použitia diela a umeleckého výkonu.

Podmienkou je, že sa daňovník rozhodne uplatňovať skutočné výdavky. Daňovú evidenciu môžete viesť bez ohľadu na to, či ste platiteľom DPH — ak však platiteľom ste, musíte navyše viesť aj evidenciu pre potreby DPH.

Čo musí daňová evidencia obsahovať

Zákon presne určuje, aké údaje musí daňová evidencia obsahovať. Ide o štyri základné oblasti:

• príjmy v časovom slede v členení potrebnom na zistenie základu dane, vrátane prijatých dokladov s náležitosťami účtovného dokladu,

• daňové výdavky v časovom slede, vrátane vydaných dokladov s náležitosťami účtovného dokladu,

• hmotný a nehmotný majetok zaradený do obchodného majetku,

• zásoby, pohľadávky a záväzky.

Každý príjem aj výdavok sa zapisuje samostatne a v poradí, ako nastal. Do evidencie patria všetky príjmy, no z výdavkov len tie, ktoré sú daňovo uznateľné — teda preukázateľne súvisia s dosiahnutím, zabezpečením a udržaním príjmov.

Akú formu má mať daňová evidencia

Zákon nepredpisuje žiadnu záväznú formu daňovej evidencie. Je len na vás, ako si ju vediete — dôležité je, aby obsahovala všetky požadované údaje a aby ste ju vedeli kedykoľvek doložiť.

V praxi máte na výber:

• jednoduchá tabuľka v Exceli alebo Tabuľkách Google,

• fakturačný alebo účtovný softvér, ktorý eviduje príjmy a výdavky automaticky,

• ručná evidencia (napríklad v zošite) — pri malom počte dokladov postačuje.

Daňová evidencia, alebo paušálne výdavky?

Alternatívou k skutočným výdavkom sú paušálne výdavky. Pri nich si SZČO uplatní 60 % z úhrnu príjmov, najviac však 20 000 € ročne, a k tomu si navyše pripočíta reálne zaplatené odvody do Sociálnej a zdravotnej poisťovne.

Paušál si môžu uplatniť len tí, ktorí neboli platiteľmi DPH (alebo ním boli len časť roka). Administratíva je pri ňom ešte jednoduchšia: vediete len evidenciu príjmov a evidenciu zásob a pohľadávok — jednotlivé výdavky teda dokladovať nemusíte.

Zjednodušene: plný paušál (20 000 €) vyčerpáte pri príjmoch okolo 33 333 €. Ak zarábate viac alebo máte vysoké reálne náklady, daňová evidencia so skutočnými výdavkami býva výhodnejšia.

Aké povinnosti (a úľavy) daňová evidencia prináša

Najväčšou výhodou je, že SZČO pri daňovej evidencii nie je účtovnou jednotkou. To v praxi znamená, že:

• nemusíte zostavovať účtovnú závierku ani účtovné výkazy,

• nemusíte otvárať a uzatvárať účtovné knihy,

• nemusíte robiť inventarizáciu majetku a záväzkov,

• nehrozí vám pokuta za porušenie zákona o účtovníctve.

Povinnosti však úplne neodpadajú. Ak sa raz rozhodnete viesť daňovú evidenciu, musíte ju viesť počas celého zdaňovacieho obdobia. Údaje z nej následne prenášate do daňového priznania (typ B). Samotná evidencia sa k priznaniu neprikladá, ale v priznaní musíte vyznačiť, že uplatňujete preukázateľné výdavky, a vyplniť príslušnú tabuľku.

Ako dlho uchovávať daňovú evidenciu

Daňovú evidenciu a súvisiace doklady musíte uchovávať dovtedy, kým nezanikne právo správcu dane vyrubiť alebo dodatočne vyrubiť daň. V praxi ide spravidla o 5 rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie. V niektorých prípadoch (napríklad pri uplatňovaní daňovej straty) môže byť lehota dlhšia.