Skladová evidencia pre malú firmu a e-shop: pravidlá a odporúčania

Kto ju musí viesť

Povinnosť sa neviaže na veľkosť firmy, ale na to, či máte zásoby. Ak nakupujete tovar či materiál alebo vyrábate vlastné výrobky, skladovú evidenciu viesť musíte.

Týka sa to účtovných jednotiek (právnických osôb a fyzických osôb v jednoduchom či podvojnom účtovníctve) aj SZČO, ktoré vedú daňovú evidenciu alebo si uplatňujú paušálne výdavky. U firiem ide vždy o povinnosť, u fyzických osôb vychádza zo zákona o dani z príjmov. Ak poskytujete len služby a žiadny tovar nenakupujete, povinnosť vám nevzniká.

Čo má obsahovať

Zákon nepredpisuje formu – stačí papier, Excel alebo skladový softvér. Dôležité je, aby boli údaje úplné, priebežné a kedykoľvek dohľadateľné. Každá položka má svoju skladovú kartu, ktorá by mala obsahovať aspoň:

• názov a označenie zásoby,

• dátum príjmu a výdaja,

• množstvo v merných jednotkách,

• obstarávaciu cenu a aktuálny stav.

Do obstarávacej ceny patrí aj doprava, clo či poistné počas prepravy – nielen cena od dodávateľa.

Ako oceniť zásoby pri výdaji

Keď rovnaký tovar nakupujete za rôzne ceny, treba určiť, akou cenou ho pri predaji odpíšete. Slovenská legislatíva pripúšťa dve metódy:

• vážený aritmetický priemer – ceny sa spriemerujú (prepočet aspoň raz mesačne),

• FIFO – najprv sa vyskladňujú najstaršie zásoby.

Metóda LIFO je na Slovensku zakázaná. Vybranú metódu si zafixujte v internej smernici a používajte konzistentne – ovplyvňuje výšku nákladov aj zisk.

Inventarizácia

Zo zákona treba pravidelne robiť inventarizáciu – porovnať skutočný fyzický stav s účtovníctvom. Robí sa ku dňu zostavenia účtovnej závierky; fyzicky ju možno vykonať aj počas roka, stav sa však musí upraviť k dátumu závierky. Prípadné manká a prebytky treba vysvetliť a zaúčtovať. Ak evidenciu nevediete alebo ju vediete zle, hrozí postih od daňového úradu.