Automatizácia fakturácie: čo automatizovať a ako začať

Čo znamená automatizácia fakturácie v praxi

Automatizácia fakturácie nie je jeden nástroj, ale súbor pravidiel, podľa ktorých softvér faktúry vystavuje, odosiela, sleduje a ukladá bez vášho zásahu. Raz nastavíte, čo sa má stať a kedy, a potom riešite už len výnimky.

Prínos je trojaký:

• menej chýb – IČO, sumy ani variabilné symboly nikto neprepisuje ručne,

• rýchlejšie úhrady – faktúra odíde hneď po dodaní, nie „keď bude čas“,

• poriadok v dokladoch – každá faktúra má svoje číslo, dátum a miesto v archíve.

Automatizácia nemení pravidlá. Faktúra musí mať rovnaké náležitosti a vzniknúť v rovnakej lehote ako faktúra vystavená ručne. Softvér len postráži, aby sa na nič nezabudlo.

Čo sa oplatí automatizovať

Začnite činnosťami, ktoré sa každý mesiac opakujú v rovnakej podobe. Tam ušetríte najviac času s najmenším rizikom.

1. Opakované faktúry

Paušály, predplatné, nájomné, servisné zmluvy. Faktúru nastavíte raz a softvér ju v zvolenom intervale vystaví sám, prípadne ju aj odošle odberateľovi. Postup ukazuje návod, ako nastaviť periodickú faktúru pre pravidelných klientov.

2. Odoslanie faktúry

E-mail s faktúrou v prílohe a predvyplneným textom odíde hneď po vystavení. Odpadá hľadanie adresy aj písanie sprievodnej správy. Pri e-faktúre posielanej cez digitálneho poštára, teda certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby, ju doručí poštár a vybrané údaje odovzdá finančnej správe.

3. Platobné údaje

QR kód v štandarde PAY by square obsahuje číslo účtu, sumu aj variabilný symbol a softvér ho vygeneruje automaticky. Odberateľ nič neprepisuje. Platba tak príde so správnym variabilným symbolom a ľahko ju priradíte k faktúre.

4. Sledovanie úhrad a upomienky

Softvér ukazuje stav faktúr (zaplatená, nezaplatená, po splatnosti) a po splatnosti môže pripraviť upomienku. Rozhodnutie, komu ju poslať, si však nechajte. Kľúčovému klientovi radšej zavolajte.

5. Podklady pre účtovníctvo

Export faktúr v štruktúrovanom formáte, napríklad XML, nahradí posielanie PDF po jednom. Účtovný program údaje načíta a nikto ich neprepisuje.

6. Archivácia

Elektronický archív s vyhľadávaním podľa čísla, odberateľa alebo obdobia. Pri kontrole doklad nájdete za pár minút.

Čo zostáva na vás

Niektoré kroky softvér len pripraví, rozhodnutie je vaše:

• kontrola prvého vystavenia – pri každej novej šablóne alebo odberateľovi skontrolujte IČO, DIČ, IČ DPH, sadzbu DPH a dátum dodania,

• súhlas odberateľa s elektronickou faktúrou – pri faktúre v PDF poslanej e-mailom ho zákon o DPH vyžaduje. Nemusí byť písomný, stačí, ak odberateľ faktúru spracuje alebo uhradí. Pri e-faktúre doručenej cez digitálneho poštára sa súhlas nevyžaduje,

• zmeny podmienok – keď sa mení cena alebo rozsah služby, upravte šablónu skôr, než sa podľa nej vystaví ďalšia faktúra,

• nezrovnalosti v platbách – úhradu s chybným variabilným symbolom alebo v inej sume musíte k faktúre priradiť sami.

Ako začať: postup v piatich krokoch

1. Zmapujte súčasný proces. Spíšte, ako dnes faktúra vzniká, od objednávky po zaúčtovanie. Označte kroky, ktoré sa opakujú bez zmeny.

2. Zjednoťte vstupy. Overte údaje odberateľov (IČO, DIČ, IČ DPH, e-mail pre faktúry) a nastavte jednotný číselný rad. Automatizácia zlé údaje len rýchlejšie rozmnoží.

3. Vyberte nástroj podľa rozsahu. Živnostníkovi s niekoľkými faktúrami stačí online fakturačná aplikácia. Firma s desiatkami faktúr denne potrebuje prepojenie s e-shopom alebo účtovným systémom. Overte, či nástroj vie export pre vašu účtovníčku a ako rieši štruktúrované e-faktúry. Princíp vysvetľuje článok o e-fakturácii a jej pravidlách.

4. Spustite jednu oblasť a mesiac ju sledujte. Najčastejšie to budú opakované faktúry. Kontrolujte, či sa vystavujú v správny deň, so správnou sadzbou a či odchádzajú správnym ľuďom.

5. Pridávajte ďalšie kroky postupne. Keď opakované faktúry bežia bez zásahu, zapnite QR kód, potom upomienky a nakoniec prepojenie s účtovníctvom.

Na čo si dať pozor

Automatizácia neposúva zákonné lehoty a nesníma z vás zodpovednosť za správnosť faktúry.

Dve praktické zásady navyše:

• Zálohujte prístup, nielen dáta. Vedieť, kto má prihlasovacie údaje a ako sa dostať k archívu, je rovnako dôležité ako samotný archív.

• Raz za čas automatizáciu prejdite. Zmena sadzby DPH, nové sídlo odberateľa či ukončená spolupráca znamenajú úpravu šablóny skôr, než sa podľa nej vystaví ďalšia faktúra.