Faktúra vo Worde alebo Exceli: kedy stačí a kedy už nie

Kedy faktúra z Wordu alebo Excelu stačí

Zákon neurčuje, v akom programe máte faktúru vytvoriť. Platná je faktúra z Wordu, z Excelu aj ručne písaná, ak obsahuje všetky povinné údaje a vystavíte ju včas. Rozhoduje obsah dokladu, nie nástroj. Čo na faktúre nesmie chýbať, zhŕňa článok o tom, čo musí faktúra obsahovať.

Šablóna v kancelárskom programe vám zvyčajne stačí, keď:

• nie ste platiteľom DPH,

• vystavujete len niekoľko faktúr mesačne, väčšinou stálym klientom,

• fakturujete sami a súbor s faktúrami nezdieľate s kolegami,

• nepotrebujete priebežne sledovať úhrady ani posielať údaje účtovníkovi v elektronickej podobe.

Povinná e-faktúra: koniec Wordu a Excelu pre platiteľov DPH

Od 1. januára 2027 platí na Slovensku povinná elektronická fakturácia. Platitelia DPH musia pri tuzemských dodaniach podnikateľom a verejnej správe vystavovať e-faktúru v štruktúrovanom formáte XML. Takáto faktúra sa neposiela e-mailom, ale cez certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby, takzvaného Digitálneho poštára, v sieti Peppol. Údaje z nej sa zároveň oznámia finančnej správe.

PDF vytvorené vo Worde alebo Exceli e-faktúrou nie je, a to ani vtedy, keď ho pošlete e-mailom. Súhlas odberateľa s e-faktúrou platiteľ DPH nepotrebuje. Ako sa pravidlá menia v jednotlivých fázach, vysvetľuje článok o tom, čo sa pri e-faktúre a DPH mení.

Pre ostatných platí:

• Neplatitelia DPH môžu faktúry vystavovať ako doteraz, teda aj zo šablóny. E-faktúry od dodávateľov, ktorí sú platiteľmi DPH, však musia vedieť prijať. Podrobnosti nájdete v článku e-faktúra pre neplatiteľov DPH.

• Faktúr pre spotrebiteľov (B2C) sa povinnosť netýka.

• Od 1. júla 2030 sa povinnosť rozšíri aj na cezhraničné dodania v rámci EÚ.

Na čo si pri Worde a Exceli dať pozor

Kancelársky program nemá žiadnu vstavanú kontrolu. Všetko si strážite sami, a práve tu vznikajú chyby.

Číslovanie faktúr

Každá faktúra musí mať poradové číslo, ktoré ju jednoznačne identifikuje, a čísla majú nadväzovať. Pri kopírovaní šablóny sa ľahko stane, že dve faktúry dostanú rovnaké číslo alebo jedno vypadne. Ako číselný rad nastaviť a čo robiť pri chybe, popisuje článok o správnom číslovaní faktúr.

Úpravy už odoslanej faktúry

Vystavenú faktúru nemôžete len tak prepísať. Podľa zákona o DPH musí mať faktúra od vystavenia až do konca uchovávania zaistenú:

• vierohodnosť pôvodu: je jasné, kto doklad vystavil,

• neporušenosť obsahu: údaje sa po vystavení nezmenili,

• čitateľnosť po celý čas uchovávania.

Súbor v Exceli, ktorý po odoslaní upravíte a uložíte pod rovnakým názvom, tieto požiadavky splní len ťažko. Chybu na odoslanej faktúre riešte opravnou faktúrou, nie prepísaním súboru.

Výpočty a DPH

Ručné vzorce zlyhávajú nenápadne. Vzorec nezahrnie novo pridaný riadok, chýba zaokrúhlenie alebo v šablóne zostane stará sadzba. Ak ste neplatiteľ, ide „len“ o nesprávnu sumu na úhradu. Ak ste platiteľ DPH, chyba v dani je problém aj pre odberateľa, ktorý si daň z vašej faktúry odpočítava.

Archivácia

Faktúry sa uchovávajú 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Pri súboroch v počítači to znamená pravidelné zálohy, jednotné pomenovanie a istotu, že faktúru nájdete a otvoríte aj po rokoch.

Kedy je čas prejsť na fakturačný program

Prechod sa oplatí vo chvíli, keď vám šablóna začne viac práce pridávať, ako ušetrí. Typické signály:

• Stanete sa platiteľom DPH. Ak váš obrat za kalendárny rok presiahne 50 000 €, platiteľom sa stávate od 1. januára nasledujúceho roka. Pri presiahnutí 62 500 € v priebehu roka sa ním stávate hneď dodaním, ktorým ste túto hranicu prekročili. Zároveň vám vzniká povinnosť vystavovať tuzemským podnikateľom e-faktúry.

• Faktúr rýchlo pribúda. Vypĺňanie, kontrola čísel a ukladanie vám zaberajú hodiny mesačne.

• Fakturuje viac ľudí. Zdieľaný súbor znamená riziko, že dvaja ľudia použijú rovnaké číslo.

• Opakujete rovnaké faktúry. Pravidelné mesačné paušály sa v programe nastavia raz.

• Účtovník chce dáta, nie PDF. Ručné prepisovanie faktúr do účtovného programu stojí čas aj peniaze.

• Strácate prehľad o úhradách. Bez hľadania neviete, kto vám ešte nezaplatil.

• Fakturujete do zahraničia. Cudzie meny, prenesenie daňovej povinnosti a iné náležitosti zvyšujú riziko chyby.

Ako pri prechode postupovať a čo si pripraviť, rozoberá článok o tom, ako prejsť z Excelu na online nástroj.

Čo vám fakturačný program prinesie a čo stojí

Oproti šablóne má program niekoľko praktických výhod:

• automatické číslovanie bez duplicít a medzier,

• uložené kontakty a doplnenie údajov odberateľa podľa IČO,

• výpočet DPH podľa zvolenej sadzby,

• prehľad zaplatených a nezaplatených faktúr,

• export údajov pre účtovníka namiesto ručného prepisovania,

• archív dokladov na jednom mieste.

Nevýhody sú hlavne dve. Program zvyčajne stojí ročný poplatok a dáta máte u poskytovateľa, takže je dobré vedieť, ako si ich môžete vyexportovať. Ak ste platiteľ DPH, pri výbere si overte aj to, či program zvládne e-faktúru a napojenie na Digitálneho poštára.