Virtuálna eKasa (VRP/VRP2): Kedy postačí a komu sa oplatí

Ak prijímate tržby v hotovosti alebo cez platobný terminál, vo väčšine prípadov musíte tieto tržby evidovať v systéme eKasa. Podnikateľ má dnes na výber medzi online registračnou pokladnicou (ORP) a virtuálnou registračnou pokladnicou (VRP), ktorú v aktuálnej verzii predstavuje aplikácia VRP2.

Čo je virtuálna registračná pokladnica VRP2

VRP2 (Virtuálna registračná pokladnica 2) je bezplatná aplikácia Finančnej správy SR na evidenciu tržieb v systéme eKasa. Nahradila pôvodnú aplikáciu Pokladnica (známu ako VRP1) a slúži na vystavovanie pokladničných dokladov bez potreby klasickej fyzickej registračnej pokladnice.

Funguje na smartfónoch s Androidom aj iOS, na tabletoch a tiež cez webové rozhranie v počítači. Na tlač pokladničných dokladov potrebujete externú termotlačiareň pripojenú cez Bluetooth alebo USB.

Kto má povinnosť používať eKasu

Povinnosť evidovať tržby v systéme eKasa vzniká vtedy, keď sú súčasne splnené tri podmienky:

• ide o fyzickú alebo právnickú osobu s oprávnením podnikať,

• podnikateľ prijíma tržbu v hotovosti alebo inými platidlami nahrádzajúcimi hotovosť (vrátane platby kartou na predajnom mieste),

• predáva tovar alebo poskytuje službu uvedenú v prílohe č. 1 zákona o používaní ERP.

Ak teda predávate tovar (bez ohľadu na druh) a prijímate hotovosť, povinnosť máte takmer vždy. Pri službách sa povinnosť vzťahuje len na vybrané činnosti uvedené v zákone — napríklad kaderníctvo, fotografické služby, ubytovanie, pohostinstvo, opravy a podobne. Prehľad pre začínajúcích podnikateľov nájdete v článku kedy vzniká povinnosť používať eKasu.

VRP2 vs. ORP: aký je rozdiel

Obe pokladnice sú plnohodnotné nástroje na evidenciu tržieb v eKase, líšia sa však spôsobom použitia a možnosťami.

Virtuálna registračná pokladnica (VRP2) je bezplatná aplikácia od Finančnej správy. Beží na mobile, tablete alebo v prehliadači, na tlač potrebuje externú tlačiareň. Je jednoduchá, no funkčne strohejšia.

Online registračná pokladnica (ORP) je certifikované zariadenie alebo softvér od komerčných dodávateľov. Ponúka pokročilejšie funkcie — napríklad prepojenie na skladový a účtovný systém, čiarové kódy, viacero používateľov, integrácie s e-shopom. Za hardvér aj softvér však platíte.

Aké sú limity VRP2

VRP2 má len jedno reálne obmedzenie a je dôležité o ňom vedieť vopred:

• maximálny počet aktívnych tovarových položiek v aplikácii je 3 000,

• počet vystavených pokladničných dokladov za mesiac nie je obmedzený (limit 3 000 dokladov mesačne bol zrušený).

Funkcie aplikácie VRP2

Aplikácia VRP2 ponúka všetko, čo bežný malý podnikateľ pre evidenciu tržieb potrebuje:

• vystavovanie a tlač pokladničných dokladov,

• skenovanie EAN kódov,

• dlaždice najpoužívanejších tovarov a služieb,

• prihlasovanie biometriou (odtlačok prsta),

• automatické zaokrúhľovanie hotovostných platieb,

• denné, mesačné a prehľadové uzávierky,

• odosielanie dokladov e-mailom.

Komu sa VRP2 oplatí

VRP2 je vhodná najmä pre tých, ktorí potrebujú splniť povinnosť evidencie tržieb, no nechcú investovať do hardvéru a mesačných poplatkov za softvér.

Typicky sa hodí pre:

• živnostníkov s nižším počtom tržieb (kaderníci, kozmetičky, masérky, opravári, fotografi),

• malých prevádzkovateľov služieb,

• sezónne podnikanie (trhy, festivaly, ubytovanie cez leto),

• začínajúcich podnikateľov, ktorí ešte nepoznajú objem svojich tržieb,

• mobilné prevádzky (rozvozy, výjazdy k zákazníkovi).

Kedy VRP2 nestačí

Aj keď je VRP2 funkčne celkom slušná, sú situácie, kedy je lepšie zvážiť ORP:

• vyšší počet položiek v sortimente — ak prekračujete 3 000 aktívnych položiek, VRP2 nestačí,

• viac pokladníkov naraz — VRP2 je viazaná na jedného prihláseného používateľa,

• prepojenie so skladom a účtovníctvom — VRP2 nemá API na napojenie na účtovné a skladové systémy,

• e-shop s hotovostnými platbami pri prevzatí — pre vyšší objem dokladov je praktickejšia ORP,

• viaceré prevádzky pod jedným prehľadom — síce môžete mať VRP na viacerých prevádzkach, ale chýba centrálne riadenie.

Ako začať používať VRP2

Postup je relatívne priamočiary:

1. Cez portál Finančnej správy podajte žiadosť o pridelenie kódu VRP — buď cez osobnú internetovú zónu, alebo priamo z aplikácie VRP2.

2. V žiadosti vyplňte údaje o predajnom mieste a zvoľte si PIN.

3. Po schválení dostanete prihlasovacie údaje od Finančnej správy.

4. Stiahnite si aplikáciu VRP2 (Google Play, App Store) alebo sa prihláste cez webové rozhranie.

5. Pripojte tlačiareň cez Bluetooth alebo USB.

6. Nahrajte si zoznam tovarových položiek a služieb.

VRP2 a fakturácia: ako to ide dohromady

Pokladničný doklad z VRP2 nie je to isté ako faktúra. VRP2 slúži na evidenciu tržby v okamihu jej prijatia (najmä v hotovosti), zatiaľ čo faktúra je daňový doklad pre bezhotovostné platby alebo platby na splatnosť.

V praxi to znamená, že VRP2 a fakturačný softvér sa nevylučujú — naopak, vzájomne sa dopĺňajú. Bezhotovostné platby od B2B klientov riešite faktúrami, hotovosť a karty na predajni cez VRP2.