Hospodárenie s časom v práci: menej úloh, vyššia produktivita
Najprv znížte počet úloh
Zoznam úloh rastie sám od seba — zmenšiť ho musíte vy. A väčšina položiek na ňom to znesie bez toho, aby sa čokoľvek pokazilo. Skôr než začnete plánovať deň, prejdite si úlohy jednu po druhej a pri každej rozhodnite, do ktorej z troch priehradok patrí: preč, na niekoho iného, alebo na automat.
Preč — úloha, ktorá s výsledkom nepohne. Porada, z ktorej nikdy nevzíde rozhodnutie. Report, ktorý každý mesiac pošlete a nikto si ho neotvorí. Keď takú vec vynecháte, nikto si to nevšimne — a to je odpoveď.
Na niekoho iného — úloha, ktorú zvládne kolega alebo externista na 80 %. Tých zvyšných 20 % dokonalosti pri nepodstatnej veci vás stojí čas, ktorý inde chýba.
Na automat — administratíva, ktorá sa opakuje bez zmeny. Rovnaké faktúry každý mesiac, upomienky po splatnosti, prepisovanie údajov z e-mailu do systému. Tu nejde o to urobiť úlohu rýchlejšie, ale zariadiť, aby sa vás už netýkala.
Zvyšok zoraďte podľa dôležitosti, nie naliehavosti
Naliehavé a dôležité nie je to isté. E-mail, telefón, „rýchla" prosba kolegu vás vytrhnú — a večer zistíte, že ste celý deň hasili cudzie požiare.
Rozdeľte zvyšné úlohy na dve kôpky: čo posúva vaše ciele a čo len odvádza pozornosť. Dôležité dajte na doobedie, keď máte najviac energie. Naliehavé, ale nepodstatné nechajte na koniec dňa — alebo rovno zrušte.
Živnostník trávi každé ráno hodinu odpovedaním na e-maily, lebo „sa to nakopí". Keď si e-maily presunie na dva pevné bloky (11:00 a 16:00) a doobedie venuje zákazke, ktorú fakturuje, zarobí za rovnaký deň viac — a e-maily stihne tiež.
Zlučujte podobné úlohy do blokov
Prepínanie medzi typmi práce je skrytá daň — každé prepnutie stojí pár minút, kým sa znova sústredíte, a za deň sú z toho hodiny. Robte preto podobné veci spolu: telefonáty za sebou, faktúry naraz, e-maily v jednom bloku. Jeden typ úlohy, jedno okno v kalendári.
Chráňte si sústredený čas
Najťažšia práca potrebuje neprerušený čas. Vyhraďte si v kalendári blok 60 až 90 minút na jednu vec, vypnite notifikácie a telefón dajte z dohľadu — a dajte okoliu najavo, že teraz nie ste k dispozícii. Nesedí vám dlhý blok? Skúste 25 minút práce a krátku prestávku. Na metóde nezáleží, ide o to čas na sústredenie aktívne brániť — sám nevznikne.
Pomôcť môže aj pravidlo dvoch minút. Ak niečo zvládnete za menej ako dve minúty, urobte to hneď, namiesto toho, aby ste si pridávali ďalšiu položku na zoznam.
Už tento týždeň skúste jednu opakujúcu sa úlohu zrušiť alebo zautomatizovať a deväťdesiat minút venujte práci, ktorá vaše podnikanie skutočne posúva.
Mohlo by vás zaujímať
Vystavujete každý mesiac tie isté faktúry? Nastavte si opakované faktúry a FakturaOnline ich vystaví za vás.
Koľko úloh denne sa dá reálne zvládnuť?
Menej, než väčšina ľudí čaká — zvyčajne tri až päť podstatných úloh. Dlhý zoznam vyzerá produktívne, ale rozdrobí pozornosť. Vyberte pár vecí, ktoré naozaj posúvajú výsledok, a zvyšok zrušte alebo odovzdajte.
Podľa čoho spoznám, ktorú úlohu delegovať?
Delegujte to, čo niekto iný zvládne aspoň na 80 % a čo nevyžaduje výhradne vaše rozhodnutie alebo know-how. Opakovaná a časovo náročná administratíva je prvá na rade.
Funguje multitasking?
Nie. Mozog úlohy nespracúva súbežne, len medzi nimi prepína a s každým prepnutím stráca čas aj presnosť. Rýchlejšie je robiť jednu vec a potom druhú.
Čo ak ma stále vyrušujú klienti alebo kolegovia?
Dohodnite si pevné časy, keď ste k dispozícii, a mimo nich majte notifikácie vypnuté. Väčšina „urgentných" vecí počká hodinu — a vy získate súvislý čas na prácu, ktorá zarába.
Ktorá metóda je najjednoduchšia na začiatok?
Zablokujte si v kalendári jeden 90-minútový blok denne na najdôležitejšiu úlohu a v tom čase vypnite všetky vyrušenia. Jedna zmena, ktorú zvládnete hneď zajtra.