Ako viesť daňovú evidenciu: krok za krokom
Čo je daňová evidencia a prečo ju živnostníci volia
Ak podnikáte ako SZČO a uplatňujete si skutočné (preukázateľné) výdavky, máte na výber – viesť jednoduché účtovníctvo, alebo sa rozhodnúť pre daňovú evidenciu. Daňová evidencia je v podstate chronologicky zoradený prehľad vašich príjmov, daňových výdavkov, obchodného majetku, zásob, pohľadávok a záväzkov.
Oproti jednoduchému účtovníctvu je menej formálna a byrokraticky náročná. Zatiaľ čo daňovú evidenciu si mnohí živnostníci vedú sami, pri účtovaní v sústave jednoduchého účtovníctva sa často bez účtovníka nezaobídu.
Ak vediete daňovú evidenciu, nie ste považovaný za účtovnú jednotku – nemusíte teda zostavovať účtovnú závierku ani predkladať účtovné výkazy. Podávate len daňové priznanie
Kto môže viesť daňovú evidenciu
Daňová evidencia nie je viazaná na žiadne špeciálne podmienky. V zákone o dani z príjmov nie sú ustanovené žiadne obmedzujúce podmienky pre uplatnenie daňovej evidencie. Viesť ju môže:
živnostník s príjmami z podnikania;
SZČO s príjmami z inej samostatnej zárobkovej činnosti;
fyzická osoba s príjmami z prenájmu nehnuteľnosti;
fyzická osoba s príjmami z použitia diela a umeleckého výkonu.
Daňovú evidenciu môžete viesť aj vtedy, ak zamestnávate zamestnancov alebo ste platiteľom DPH. Ak ste platiteľom DPH, musíte však navyše viesť podrobné záznamy podľa zákona o DPH.
Viesť daňovú evidenciu môžete aj ako platiteľ DPH. Nezabudnite však, že na účely DPH musíte viesť osobitné záznamy podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH – daňová evidencia ich nenahrádza.
Čo musí daňová evidencia obsahovať
Rozsah daňovej evidencie závisí od toho, aký spôsob uplatňovania výdavkov ste si zvolili. Pri preukázateľných (skutočných) výdavkoch musí daňová evidencia obsahovať:
Príjmy – evidované chronologicky, v členení potrebnom na zistenie základu dane, vrátane prijatých dokladov (faktúry, pokladničné bloky).
Daňové výdavky – rovnako chronologicky, vrátane vydaných dokladov s náležitosťami účtovných dokladov.
Hmotný a nehmotný majetok zaradený do obchodného majetku. Od roku 2024 aj finančný majetok zaradený do obchodného majetku.
Zásoby a pohľadávky.
Záväzky.
Pri paušálnych výdavkoch (výdavky percentom z príjmov) vedieme zjednodušenú evidenciu – stačí evidencia príjmov v časovom slede vrátane prijatých dokladov a evidencia zásob a pohľadávok. Záväzky ani majetok evidovať nemusíte a do obchodného majetku nemôžete zaradiť hmotný ani nehmotný majetok.
Krok za krokom: Ako začať viesť daňovú evidenciu
Krok 1: Rozhodnite sa pre daňovú evidenciu na začiatku roka
Ak sa rozhodnete viesť daňovú evidenciu, musíte ju viesť počas celého zdaňovacieho obdobia. Nemôžete napríklad pol roka účtovať v jednoduchom účtovníctve a zvyšok viesť evidenciu.
Krok 2: Zvoľte si formu evidencie
Zákon nestanovuje predpísanú podobu daňovej evidencie – hovorí len o tom, čo musí obsahovať. V praxi si väčšina živnostníkov volí jeden z týchto spôsobov:
Excelová tabuľka – najrozšírenejší spôsob. Jednoduché a bezplatné.
Účtovný softvér – napríklad bezplatné verzie fakturačných programov, ktoré ponúkajú aj modul pre daňovú evidenciu.
Papierová forma – technicky možná, ale nepraktická.
Krok 3: Nastavte si štruktúru evidencie príjmov a výdavkov
Každý príjem a výdavok by mal mať v evidencii vlastný riadok. Obvyklé stĺpce v tabuľke sú:
poradové číslo záznamu;
dátum prijatia / vynaloženia;
číslo dokladu (faktúra, pokladničný blok);
popis operácie (za čo ste platili / čo ste inkasovali);
suma v eurách;
typ – zdaniteľný príjem / príjem nezahrňovaný do základu dane.
U výdavkov sa evidujú len daňové výdavky – tie, ktoré preukázateľne súvisia s dosiahnutím, zabezpečením a udržaním zdaniteľných príjmov.
Krok 4: Evidujte obchodný majetok
Ak ste zaradili do obchodného majetku napríklad notebook, automobil alebo iné zariadenia, vedťe si o nich záznamy. Dôležitý je odpisový plán – vďaka nemu si postupne uplatňujete výdavky na majetok do daňových nákladov.
Krok 5: Sledujte pohľadávky a záväzky
Pohľadávky sú sumy, ktoré vám ešte klienti nezaplatili. Záväzky sú vaše neuhradené faktúry od dodávateľov. Oboje musíte k 31. 12. evidovať, pretože tieto údaje sa uvádzajú v Tabuľke č. 1a daňového priznania typu B.
Krok 6: Uchovávajte doklady
Súčasťou daňovej evidencie musia byť prijaté a vydané doklady, ktoré spĺňajú náležitosti účtovných dokladov. Každý doklad by mal obsahovať: slovné a číselné označenie, obsah účtovného prípadu, peňažnú sumu a dátum vyhotovenia.
Daňová evidencia a daňové priznanie
Daňová evidencia priamo nie je súčasťou podávaného daňového priznania – neprikladá sa ako príloha. Údaje z nej však použijete na vyplnenie Tabuľky č. 1a v daňovom priznaní FO typu B.
V daňovom priznaní musíte vyznačiť, že uplatňujete preukázateľné výdavky podľa § 6 ods. 11 zákona. Robíte to v VI. oddiele pod Tabuľkou č. 1 – zaškrtnutím príslušného políčka.
Záver:
Daňová evidencia je pre mnohých živnostníkov najrozumnejšia voľba – je jednoduchšia než účtovníctvo, nevyžaduje účtovnú závierku a zvládnete ju aj bez účtovníka. Stačí dodržať pár základných pravidiel: evidovať príjmy a výdavky chronologicky, uchovávať doklady a k 31. 12. mať prehľad o pohľadávkach, záväzkoch a majetku. Najdôležitejšie je začať – aj jednoduchá excelová tabuľka je lepšia než žiadna evidencia.
