Ako vystaviť cenovú ponuku

Čo je cenová ponuka a kedy ju použiť

Cenová ponuka je dokument, ktorým budúcemu zákazníkovi hovoríte: toto pre vás urobíme a toľko to bude stáť. Posielate ju pred uzavretím obchodu — typicky vtedy, keď si zákazník vyžiada kalkuláciu, porovnáva viacerých dodávateľov alebo chce mať podmienky čierne na bielom.

Na rozdiel od faktúry cenová ponuka nie je daňový doklad. Nezakladá povinnosť platby ani odvodu DPH a nevstupuje do účtovníctva. Je to obchodný dokument — záväzným dokladom sa stane až faktúra, ktorú vystavíte po odsúhlasení ponuky.

Ako vystaviť cenovú ponuku krok za krokom

V aplikácii kliknite na Vystaviť faktúru — cenová ponuka sa vystavuje v rovnakom formulári ako ostatné doklady, len v ňom zvolíte iný druh.

1. Vyberte druh dokladu

Úplne hore v poli Druh faktúry vyberte podľa toho, či ste platiteľ DPH:

• Cenová ponuka s DPH (som platiteľ DPH) — ponuka bude obsahovať sadzby DPH, základ dane a sumu s daňou,

• Cenová ponuka bez DPH (nie som platiteľ DPH) — nájdete ju v sekcii Ostatné doklady, ceny budú bez rozpisu dane.

2. Skontrolujte číslo a dátumy

Číslo ponuky sa predvyplní automaticky. Odporúčame, aby cenové ponuky mali vlastný číselný rad oddelený od faktúr — ponuky nie sú daňové doklady, takže nemajú zasahovať do súvislého radu faktúr.

Ďalej vyplňte dátum vydania a hlavne dátum platnosti ponuky — teda dokedy uvedené ceny garantujete. Po tomto dátume môžete zákazníkovi s pokojom poslať novú, aktualizovanú ponuku.

3. Upravte vzhľad a všeobecné nastavenia

V sekcii Nastavenia zvolíte rovnaké veci ako pri faktúre: jazyk dokladu, menu, logo, pečiatku s podpisom alebo grafický vzhľad. Ponuka je často prvý dokument, ktorý od vás zákazník uvidí — oplatí sa, aby vyzerala profesionálne a jednotne s neskoršou faktúrou.

4. Vyplňte odberateľa a položky

Doplňte údaje o odberateľovi (stačí zadať IČO a údaje sa načítajú samy) a jednotlivé položky ponuky — popis, množstvo, jednotkovú cenu a u platiteľov DPH sadzbu dane.

Okrem bežnej poznámky má ponuka navyše pole Akceptácia ponuky. Sem napíšete, akým spôsobom zákazník ponuku prijme — teda čo považujete za súhlas a odkedy ponuku beriete ako záväznú objednávku.

5. Uložte, stiahnite alebo odošlite

Na konci formulára máte tri možnosti, rovnaké ako pri faktúre:

• Uložiť návrh — ponuka zostane v aplikácii rozpracovaná a môžete sa k nej vrátiť,

• Vystaviť a stiahnuť — stiahnete PDF a pošlete ho zákazníkovi po svojom,

• Vystaviť a odoslať e-mailom — ponuka odíde zákazníkovi priamo z aplikácie.

Stavy cenovej ponuky

Podľa toho, čo s ponukou urobíte, sa mení jej stav v prehľade faktúr:

• Rozpracovaná — uložili ste ju ako návrh, zákazník ju zatiaľ nevidel,

• Odoslaná — ponuku ste stiahli do PDF alebo odoslali e-mailom.

• Expirovaná — uplynul dátum platnosti ponuky, uvedené ceny už negarantujete.

Zákazník súhlasí? Vystavte z ponuky faktúru

Keď zákazník ponuku prijme, nemusíte nič prepisovať. Otvorte detail ponuky a v hornej lište kliknite na Vystaviť. Vyberiete si, aký doklad z ponuky vznikne:

• Faktúra — klasický daňový doklad po dokončení zákazky,

• Zálohová faktúra — keď chcete časť platby vopred,

• Proforma faktúra — výzva na platbu pred dodaním, ešte bez daňových účinkov.

Všetky údaje a položky sa do nového dokladu prenesú automaticky. Doklady navyše zostanú prepojené — v detaile ponuky uvidíte v sekcii Súvisiace dokumenty všetky faktúry, ktoré z nej vznikli, a v histórii dokladu aj to, kedy a kto ich vytvoril. Celú cestu od ponuky k zaplatenej faktúre tak máte na jednom mieste.