Umelá inteligencia vo fakturácii: čo už funguje v praxi

Čo dokáže umelá inteligencia vo fakturácii

Bežný fakturačný softvér pracuje podľa pevných pravidiel. Umelá inteligencia (AI) sa navyše učí z dát a zvládne aj neštandardné situácie, napríklad faktúru v nezvyčajnom rozložení alebo platbu bez variabilného symbolu.

Využíva na to najmä:

• rozpoznávanie textu (OCR) so strojovým učením, ktoré prevádza sken alebo PDF na dáta,

• strojové učenie, ktoré hľadá vzorce v histórii platieb a dokladov,

• jazykové modely, ktoré píšu a zhŕňajú texty.

Kľúčové je vedieť, kde AI pracuje sama a kde len navrhuje riešenie na schválenie.

Päť oblastí, kde AI funguje už dnes

Vyťažovanie prijatých faktúr

Nahráte doklad a systém z neho vyčíta:

• dodávateľa, jeho IČO, DIČ a IČ DPH,

• číslo faktúry, dátum vyhotovenia a dátum dodania,

• základ dane, sadzby a výšku DPH, celkovú sumu a IBAN.

AI sa učí z vašich opráv. Pri pravidelných dodávateľoch preto ručnej práce postupne ubúda.

Párovanie platieb

AI spáruje platbu aj vtedy, keď chýba variabilný symbol, jedna platba pokrýva viac faktúr alebo je suma znížená o poplatok. Porovnáva pritom platiteľa, sumu, splatnosť, správu pre príjemcu a históriu platieb. Jednoznačné prípady spáruje sama, nejasné predloží na schválenie.

Kontrola chýb a podozrivých faktúr

AI upozorní na:

• duplicitnú faktúru,

• nezvyčajnú sumu v porovnaní s históriou dodávateľa,

• zmenu bankového účtu,

• chýbajúce povinné údaje.

Zmena účtu býva znakom podvodu. Útočníci sa nabúrajú do e-mailovej komunikácie a pošlú faktúru s vlastným číslom účtu. Každú takú zmenu si preto overte telefonicky u známeho kontaktu, čo patrí k základným krokom, ako zabezpečiť faktúry proti podvodom.

Upomienky a platobná morálka

Z histórie platieb AI spozná, kto zvyčajne platí neskôr. Dokáže:

• načasovať upomienku,

• zvoliť vhodný tón,

• upozorniť na zhoršujúcu sa platobnú morálku.

Výsledkom je lepší prehľad o cash-flow.

Texty a prehľady

Jazykové modely napíšu sprievodný e-mail alebo upomienku, preložia položky pre zahraničného odberateľa a zhrnú, kto vám dlží najviac.

Kde má AI limity

• Zlé podklady: rozmazaná fotka alebo ručne písaná faktúra zvyšujú chybovosť.

• Daňové posúdenie: AI prečíta sadzbu DPH, ale spoľahlivo nespozná, či je správna alebo či ide o prenesenie daňovej povinnosti.

• Vymyslené odpovede: všeobecné chatboty môžu uviesť neexistujúce pravidlo. Legislatívu si overujte na stránke finančnej správy.

• Osobné údaje: pred nahratím faktúr do verejného nástroja zistite, ako s dátami narába.

Najpresnejšie AI pracuje so štruktúrovanou e-faktúrou. Údaje sú v nej v presne definovaných poliach, takže ich systém nemusí „čítať“ z obrázka. PDF v e-maile e-faktúrou nie je.

Čo to znamená v praxi, vysvetľuje náš sprievodca elektronickou fakturáciou na Slovensku.

Za faktúru zodpovedáte vy, nie AI

Zákon nerozlišuje, akým nástrojom faktúra vznikla. Platí:

• za správnosť údajov na faktúre zodpovedá ten, kto ju vyhotovil,

• od vyhotovenia do konca obdobia uchovávania musí byť zabezpečená vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť,

• platiteľ DPH uchováva faktúry 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.

Používanie AI v podnikaní upravuje aj európske nariadenie o umelej inteligencii. Pri fakturačných nástrojoch sa týka hlavne tzv. AI gramotnosti, teda základnej znalosti toho, ako nástroj funguje a kde robí chyby. Podrobnosti zhŕňa prehľad AI Act v praxi.

Ako zaviesť AI v 4 krokoch

1. Vyberte jednu oblasť, kde strácate najviac času (zvyčajne vyťažovanie alebo párovanie).

2. Určte pravidlá kontroly: čo smie systém sám a čo schvaľujete vy.

3. Preverte prácu s dátami: uloženie, prístupy, archiváciu.

4. Po niekoľkých mesiacoch vyhodnoťte počet opráv a ušetrený čas.