Zásoby: evidencia a účtovanie v malej firme a e-shope

Čo sú zásoby a ktoré položky do nich patria

Zásoby predstavujú krátkodobý majetok, ktorý firma spravidla spotrebuje alebo predá do jedného roka. Nejde len o tovar na regáloch e-shopu — do zásob patrí širšia skupina položiek:

• Materiál — suroviny, pomocné látky, obaly, náhradné diely, drobný majetok

• Tovar — nakúpené produkty určené na ďalší predaj (typická položka e-shopu)

• Nedokončená výroba a polotovary — rozpracované produkty, ktoré ešte nie sú hotové

• Hotové výrobky — produkty vlastnej výroby pripravené na predaj

• Zvieratá — v niektorých odvetviach, napríklad pri chove

Pre väčšinu e-shopov je rozhodujúcou položkou tovar, výrobná firma pracuje najmä s materiálom a výrobkami. Správne zaradenie je dôležité, pretože od neho závisí spôsob ocenenia aj účtovania.

Skladová evidencia: povinnosť každého, kto drží zásoby

Platí jednoduché pravidlo: ak podnikateľ nakupuje a drží zásoby, musí viesť skladovú evidenciu — bez ohľadu na to, akú formu účtovníctva používa. Týka sa to:

• právnických osôb a firiem v podvojnom účtovníctve,

• živnostníkov v jednoduchom účtovníctve,

• aj podnikateľov, ktorí vedú len daňovú evidenciu alebo si uplatňujú paušálne výdavky.

Skladová evidencia zaznamenáva každý prírastok a úbytok zásob. Pri každej položke by mala obsahovať:

• označenie a druh zásoby,

• dátum obstarania a dátum vyskladnenia,

• množstvo (naskladnené, vyskladnené, zostatok),

• ocenenie v peňažných jednotkách.

Oceňovanie zásob: za akú cenu ich evidovať

Spôsob ocenenia závisí od toho, ako firma zásoby nadobudla:

• Nakúpené zásoby — obstarávacou cenou. Tá zahŕňa cenu tovaru či materiálu a všetky náklady spojené s obstaraním: dopravu, poistenie počas prepravy, clo, provízie.

• Zásoby vlastnej výroby — vlastnými nákladmi (priame náklady na výrobu a príslušná časť nepriamych nákladov, napríklad energie).

• Bezodplatne nadobudnuté zásoby — reálnou (trhovou) hodnotou v čase, keď o nich účtujeme.

Problém nastáva pri vyskladnení: ak ste rovnaký tovar nakúpili viackrát za rôzne ceny, za akú cenu ho odpíšete zo skladu? Zákon pripúšťa dve metódy:

• FIFO (first in, first out) — ako prvý sa vyskladní najstarší nákup. Zostatok na sklade je ocenený najnovšími cenami.

• Vážený aritmetický priemer — ceny nákupov sa spriemerujú; priemer sa prepočítava minimálne raz mesačne.

Metóda LIFO (posledný dnu, prvý von) je na Slovensku zakázaná. Zvolenú metódu treba zakotviť vo vnútornej smernici a používať ju konzistentne — meniť ju „podľa potreby" z roka na rok nie je dovolené.

Účtovanie zásob v podvojnom účtovníctve: spôsob A a spôsob B

Firmy v podvojnom účtovníctve (typicky s. r. o.) majú dve možnosti, ako zásoby účtovať. Zvolený spôsob platí jednotne pre všetky sklady.

Spôsob A — prírastky a úbytky zásob sa evidujú priebežne na majetkových účtoch triedy 1. Počas celého roka tak máte priamo z účtovníctva prehľad o hodnote zásob viazaných na sklade. Do spotreby (nákladov) sa zásoby dostávajú až pri vyskladnení.

Spôsob B — nákup zásob sa počas roka účtuje rovno do nákladov, akoby boli okamžite spotrebované. Účty zásob sa upravia až na konci roka na základe inventúry. Aktuálny stav zásob počas roka zistíte len zo skladovej evidencie, nie z účtovníctva.

Dôležité obmedzenie: spôsob A môže použiť každá firma, no spôsob B len tie firmy, ktoré nemajú povinnosť overenia účtovnej závierky audítorom. Firmy s povinným auditom musia účtovať spôsobom A.

Zásoby v jednoduchom účtovníctve a daňovej evidencii

Živnostníci s e-shopom najčastejšie vedú jednoduché účtovníctvo alebo daňovú evidenciu. Postup je tu jednoduchší:

• V jednoduchom účtovníctve sa výdavok na nákup zásob zapíše do peňažného denníka medzi výdavky ovplyvňujúce základ dane (položka Zásoby). Príjem z predaja sa eviduje medzi príjmami ovplyvňujúcimi základ dane (položka Tovar, prípadne Výrobky a služby).

• V daňovej evidencii — a rovnako pri paušálnych výdavkoch — podnikateľ nie je účtovnou jednotkou, zásoby však musí evidovať tiež. K poslednému dňu zdaňovacieho obdobia je povinný zistiť ich skutočný stav.

Inventúra: raz za rok povinne

Na konci účtovného obdobia treba fyzicky zistiť skutočný stav zásob a porovnať ho so skladovou evidenciou. Prípadné rozdiely — manká (chýbajúce zásoby) alebo prebytky — je nutné vysporiadať a zaúčtovať. Inventúra je zároveň podkladom pre správne vyčíslenie základu dane, preto ju netreba brať na ľahkú váhu.

Záver

Evidencia a účtovanie zásob nie je len formalita — priamo ovplyvňuje výšku vykázaného zisku aj dane. Základ je pritom jednoduchý: viesť poctivú skladovú evidenciu, zvoliť jednu metódu ocenenia a držať sa jej, a raz ročne urobiť inventúru. E-shop aj malá výrobná firma tak budú mať prehľad o tom, čo skutočne majú na sklade — a účtovníctvo bude odrážať realitu.