Tipy na produktivitu pre podnikateľov: Ako zostať sústredený a efektívny?

Prečo je sústredenie pre podnikateľa ťažšie než pre zamestnanca

Zamestnanec má šéfa, ktorý určí priority, a kolegov, medzi ktorých sa práca rozdelí. Vy nemáte ani jedno. Sami rozhodujete, čo je dnes dôležité, a sami to aj musíte urobiť.

K tomu sa počas jediného dňa prepínate medzi úplne odlišnými rolami. Ráno rokujete s klientom, na obed riešite faktúru, popoludní píšete ponuku. Každé takéto prepnutie stojí energiu a chvíľu trvá, kým sa znova dostanete do tempa. Na rozdiel od zamestnanca sa vám nesústredený deň premietne rovno do príjmu.

Naplánujte si deň podľa energie, nie len podľa hodín

Väčšina ľudí má najviac energie a najlepšie sústredenie v určitej časti dňa — niekto hneď ráno, iný až k večeru. Zistite, kedy to platí pre vás, a tento čas si chráňte pre najnáročnejšiu úlohu.

Klasická chyba je stráviť najlepšie dve hodiny dňa v e-maile. Odpovedanie na správy je dôležité, ale zvládnete ho aj s polovičnou kapacitou. Náročnú ponuku alebo rozhodnutie o ďalšom smerovaní firmy nie.

Pracujte v blokoch a neprepínajte medzi úlohami

Multitasking je mýtus. Mozog v skutočnosti nebeží dve veci naraz, len rýchlo preskakuje medzi nimi — a pri každom skoku stráca čas aj presnosť.

Riešením je zoskupovať podobné úlohy do blokov. Všetky telefonáty za sebou. Fakturáciu na jedno popoludnie v týždni. Tvorivú prácu do súvislého úseku bez stretnutí. Keď nemusíte stále meniť typ premýšľania, práca vám ide badateľne rýchlejšie.

Obmedzte vyrušenia skôr, než prídu

Najčastejší zlodej sústredenia je oznámenie. Každé pípnutie vás vytiahne z úlohy a vrátiť sa späť trvá pokojne niekoľko minút. Vypnite upozornenia na telefóne aj v prehliadači a mobil počas sústredenej práce odložte z dosahu.

Za rozptýlením sa však často skrýva aj prokrastinácia — odkladáme to, do čoho sa nám nechce. Ak tento vzorec poznáte, môže vám pomôcť náš článok o tom, ako prekonať prokrastináciu.

Vyberte si metódu, ktorá vám sadne

Metód na riadenie času existujú desiatky. Nemá zmysel zavádzať všetky — vyberte jednu, vyskúšajte ju pár týždňov a nechajte si to, čo funguje. Zopár osvedčených:

• Pomodoro: pracujete 25 minút bez prerušenia, potom 5 minút prestávka. Po štyroch kolách dlhšia prestávka. Dobré, keď sa ťažko rozbiehate.

• Zjedzte tú žabu: najnepríjemnejšiu úlohu urobte hneď ráno ako prvú. Zvyšok dňa je potom z kopca.

• Eisenhowerova matica: úlohy roztriedite podľa toho, čo je dôležité a čo len naliehavé. Pomôže, keď máte pocit, že celý deň hasíte a nič nestíhate.

Zbavte sa rutiny: delegujte a automatizujte

Množstvo podnikateľov trávi hodiny týždenne činnosťami, ktoré firmu nikam neposúvajú — len sa musia urobiť. Opakované vystavovanie tých istých faktúr, stráženie, kto ešte nezaplatil, prepisovanie údajov. Práve tu sa dá získať najviac času späť.

Čo sa opakuje, dá sa väčšinou zautomatizovať. Pravidelné faktúry sa dajú nastaviť tak, aby odišli samy. Upomienky nezaplatených faktúr môžete rozposielať automaticky namiesto toho, aby ste ich písali ručne. A čo sa automatizovať nedá, zvážte, či to musíte robiť práve vy, alebo sa to dá delegovať.

Oddych nie je odmena, je súčasťou výkonu

Sústredenie sa vyčerpáva ako batéria. Bez prestávok klesá — robíte viac chýb a každá úloha trvá dlhšie. Krátka prestávka po každom bloku a poriadny spánok nie sú luxus, ale podmienka toho, aby ste ďalší deň zase fungovali.

Ako podnikateľ navyše nemáte pevný pracovný čas, takže je ľahké pracovať stále. Nastavte si hranice — koniec pracovného dňa, jeden deň v týždni voľno — a držte sa ich rovnako poctivo ako termínov voči klientom. Z dlhodobého hľadiska je to lacnejšie než vyhorenie.