Podvojné účtovníctvo: ako ho správne zaviesť a viesť

Čo je podvojné účtovníctvo a v čom je iné

Podvojné účtovníctvo je najprepracovanejší spôsob evidencie hospodárenia firmy. Jeho základom je zásada podvojnosti – každý účtovný prípad sa zaznamená súčasne na dvoch účtoch: na jednej strane ako Má dať (MD) a na druhej ako Dal (D). Vďaka tomu musí byť účtovníctvo vždy v rovnováhe, teda súčet aktív (majetku) sa rovná súčtu pasív (zdrojov jeho krytia).

Na rozdiel od jednoduchého účtovníctva, ktoré sleduje len tok peňazí, podvojné účtovníctvo dôsledne oddeľuje:

• výnosy od príjmov a náklady od výdavkov,

• majetok od zdrojov, z ktorých je financovaný.

Výsledok hospodárenia – zisk alebo strata – preto vzniká ako rozdiel medzi výnosmi a nákladmi, nie medzi prijatými a zaplatenými peniazmi. To dáva oveľa vernejší obraz o skutočnej výkonnosti podnikania.

Kto musí viesť podvojné účtovníctvo

Povinnosť vyplýva zo zákona o účtovníctve a týka sa najmä:

• všetkých obchodných spoločností zapísaných v obchodnom registri – s. r. o., akciovej spoločnosti, komanditnej aj verejnej obchodnej spoločnosti,

• družstiev a ďalších subjektov zapísaných v obchodnom registri,

• fyzických osôb zapísaných v obchodnom registri.

Právnická osoba účtuje podvojne od svojho vzniku až do zániku. Neziskové organizácie, občianske združenia a podobné subjekty musia viesť podvojné účtovníctvo, ak podnikajú a ich príjmy za predchádzajúce obdobie dosiahli 200 000 eur (ak nie sú subjektom verejnej správy).

SZČO a ostatní živnostníci majú na výber – spravidla im postačuje daňová evidencia alebo jednoduché účtovníctvo. Podvojné účtovníctvo môžu viesť dobrovoľne, napríklad ak chcú detailnejší prehľad o firemných financiách.

Ako zaviesť podvojné účtovníctvo krok za krokom

Zavedenie má jasnú postupnosť:

1. Zostavenie účtového rozvrhu. Vychádza z rámcovej účtovej osnovy pre podnikateľov. Firma si z nej vyberie syntetické účty, ktoré bude reálne používať, a doplní k nim analytické účty pre podrobnejšie členenie.

2. Otvorenie účtovných kníh. Účtovníctvo sa vždy začína zaúčtovaním začiatočných stavov na súvahové účty cez technický účet 701 – Začiatočný účet súvahový, ktorý zabezpečuje nadväznosť na predchádzajúce obdobie.

3. Zostavenie otváracej súvahy. Nová spoločnosť ju zostavuje ku dňu svojho vzniku a zachytáva v nej vklady a ich krytie základným imaním.

Špecifický je prechod z jednoduchého na podvojné účtovníctvo. Najprv treba uzavrieť knihy jednoduchého účtovníctva a zostaviť výkaz o majetku a záväzkoch. Z týchto údajov sa potom otvoria knihy v podvojnom účtovníctve.

Účtovné knihy a priebeh vedenia

Počas roka sa účtuje v dvoch základných knihách:

• Denník – zápisy usporiadané chronologicky, podľa dátumu. Preukazuje zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov.

• Hlavná kniha – zápisy usporiadané vecne, na jednotlivé účty. Obsahuje syntetické aj analytické účty podľa účtového rozvrhu.

Účty sú rozdelené do účtových tried podľa desiatkovej sústavy. Pre bežné firemné účtovníctvo sú kľúčové triedy 0 až 7:

• 0 – dlhodobý majetok

• 1 – zásoby

• 2 – finančné účty (pokladnica, bankové účty)

• 3 – zúčtovacie vzťahy (odberatelia, dodávatelia, zamestnanci, štát)

• 4 – kapitálové účty a dlhodobé záväzky

• 5 – náklady

• 6 – výnosy

• 7 – uzávierkové a podsúvahové účty

Účtovná závierka v podvojnom účtovníctve

Na konci účtovného obdobia sa knihy uzatvárajú a zostavuje sa účtovná závierka. V podvojnom účtovníctve ju tvoria tri výkazy:

• súvaha – prehľad majetku a zdrojov jeho krytia,

• výkaz ziskov a strát – prehľad nákladov, výnosov a výsledku hospodárenia,

• poznámky – doplňujúce informácie k obom výkazom.

Rozsah poznámok a podoba závierky závisia od veľkostnej skupiny. Mikro účtovná jednotka má najjednoduchšiu závierku, veľká musí zverejniť podstatne viac údajov.

Závierku treba uložiť do registra účtovných závierok v lehote na podanie daňového priznania – pri účtovnom období totožnom s kalendárnym rokom štandardne do 31. marca nasledujúceho roka (ak nie je lehota predĺžená).

Na čo si dať pozor v praxi

• Účtovníctvo vediete v eurách a v štátnom jazyku, doklady v cudzom jazyku musia byť zrozumiteľné.

• Cudzomenové pohľadávky a záväzky evidujte v eurách aj v cudzej mene.

• Priebežne kontrolujte saldokonto odberateľov a dodávateľov, aby ste mali reálny prehľad o pohľadávkach a záväzkoch.

• Nesprávne alebo neúplné účtovníctvo môže viesť k vysokým pokutám, preto sa oplatí zveriť ho skúsenému účtovníkovi alebo spoľahlivému softvéru.

Záver

Podvojné účtovníctvo pôsobí zložito, no jeho logika je stále rovnaká – každý pohyb má dve strany a celok musí sedieť. Pre obchodné spoločnosti je povinnosťou, pre živnostníkov možnosťou, ako získať detailný prehľad o hospodárení. Kľúčom k bezproblémovému vedeniu je dobre nastavený účtový rozvrh, dôsledné otvorenie kníh a poriadok v dokladoch počas celého roka.