Členenie účtovných dokladov: typy, druhy a príklady z praxe

Prečo bez dokladu neexistuje žiadny účtovný zápis

V účtovníctve platí jednoduché pravidlo: žiadna transakcia sa nesmie zaúčtovať bez dokladu. Odborne sa tomu hovorí zásada dokladovosti a je jedným zo základných pilierov účtovníctva. Účtovná jednotka je podľa zákona povinná doložiť každý účtovný prípad účtovným dokladom – a rovnaké pravidlo platí aj pri opravách.

Účtovný doklad je preukázateľný písomný záznam (papierový alebo elektronický) o konkrétnej hospodárskej operácii. V praxi plní dve funkcie:

• dokladuje účtovný prípad – preukazuje, že sa transakcia naozaj stala, čoho sa týkala a kto v nej vystupoval,

• dokladuje účtovný zápis – je podkladom, na základe ktorého sa suma zapíše do účtovných kníh.

Podľa čoho členíme účtovné doklady

Dokladov vzniká v podnikaní veľké množstvo, preto ich triedime podľa niekoľkých hľadísk. V praxi sú najdôležitejšie dve členenia.

Externé a interné doklady (podľa miesta vzniku)

Prvé a najčastejšie členenie vychádza z toho, či doklad vzniká v styku s okolím, alebo vo vnútri firmy.

• Externé (vonkajšie) doklady vznikajú vo vzťahu k iným subjektom. Ďalej sa delia na:

  • vydané – posielate ich von (odberateľská faktúra),

  • prijaté – dostávate ich zvonku (dodávateľská faktúra, bankový výpis).

• Interné (vnútorné) doklady vznikajú z procesov vo vnútri firmy a k danej operácii neexistuje externý doklad. Patria sem napríklad príjemky a výdajky zo skladu, výplatné listiny, doklady o odpisoch alebo o tvorbe rezerv.

Jednotlivé a zberné doklady (podľa počtu prípadov)

Druhé členenie sa pozerá na to, koľko účtovných prípadov doklad zachytáva.

• Jednotlivý doklad sa vzťahuje na jeden účtovný prípad – napríklad jedna faktúra za jednu službu.

• Zberný (súhrnný) doklad zoskupuje viac rovnakých prípadov za určité obdobie (napríklad deň alebo mesiac). Znižuje počet účtovných zápisov a šetrí prácu. Podmienkou je, že zhrnuté prípady musia byť rovnakého typu.

Najčastejšie druhy dokladov v praxi

Pod uvedené členenia spadajú konkrétne typy dokladov, s ktorými sa stretnete najčastejšie:

• Faktúry – najbežnejší doklad; delia sa na vydané (predávate) a prijaté (nakupujete). Ak ste platiteľ DPH, faktúra je zároveň daňovým dokladom.

• Pokladničné doklady – nahrádzajú faktúru pri platbe v hotovosti; príjmový pri prijatí hotovosti, výdavkový pri jej vydaní. Sem patrí aj blok z e-kasy.

• Bankové výpisy – dokladujú pohyby na bankovom či úverovom účte.

• Interné doklady – firma si ich vystavuje sama pre operácie bez externého podkladu (odpisy, rezervy, mzdy).

• Skladové doklady – príjemka, výdajka a dodací list pri pohybe tovaru a materiálu.

• Dobropis – opravný doklad, ktorým sa znižuje pôvodne fakturovaná suma (zľava, vrátenie tovaru).

Čo musí obsahovať každý doklad

Aby bol doklad preukázateľný, musí mať zákonom stanovené náležitosti. Platia rovnako pre externé aj interné doklady. Sú to:

• slovné a číselné označenie dokladu (napr. Faktúra č. 2026/001),

• obsah účtovného prípadu a označenie účastníkov (kto, komu, za čo),

• peňažná suma alebo cena za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,

• dátum vyhotovenia dokladu,

• dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak sa líši od dátumu vyhotovenia,

• podpisový záznam zodpovednej osoby, ak overenie nie je zabezpečené iným spôsobom (napr. vnútorným kontrolným systémom).

Ide o minimálny rozsah – ďalšie údaje si podľa potreby môžete doplniť. Doklad je potrebné vyhotoviť bez zbytočného odkladu po tom, čo skutočnosť nastane; dodatočné vystavovanie s odstupom je porušením zákona.

Rozdiel medzi účtovným a daňovým dokladom je pritom jednoduchý: daňový doklad má navyše náležitosti podľa zákona o DPH (IČ DPH, základ dane, sadzbu a výšku DPH). Faktúra platiteľa DPH je preto zároveň účtovným aj daňovým dokladom.

Zhrnutie

Členenie účtovných dokladov nie je samoúčelná teória – pomáha vám udržať poriadok v evidencii a obhájiť sa pri kontrole. Kľúčové je zapamätať si dve základné delenia (externé/interné a jednotlivé/zberné), poznať najčastejšie druhy dokladov a dbať na to, aby každý z nich mal všetky náležitosti. Doklad bez nich totiž pre účtovníctvo akoby neexistoval.