Druhy faktúr a dokladov: prehľad a rozdiely
Čo je vlastne faktúra a účtovný doklad
Pojem „faktúra" bežne používame pre doklad, ktorý zachytáva obchodnú transakciu a žiada o zaplatenie za tovar alebo službu. Z pohľadu zákona o účtovníctve ide o účtovný doklad.
Podľa zákona o DPH je pritom faktúrou akýkoľvek doklad v listinnej alebo elektronickej podobe, ktorý obsahuje predpísané náležitosti. To znamená zaujímavú vec: za faktúru sa môže považovať aj pokladničný doklad, dodací list či dokonca kúpna zmluva – rozhodujúce nie je, ako sa doklad volá, ale či obsahuje všetky povinné údaje.
Účtovný doklad a daňový doklad nie sú to isté. Daňový doklad vystavuje len platiteľ DPH a musí na ňom uviesť základ dane, sadzbu a výšku DPH. Neplatiteľ DPH vystavuje bežný účtovný doklad bez rozpisu dane.
Faktúra platiteľa a neplatiteľa DPH
Najzákladnejšie rozlíšenie závisí od toho, či ste platiteľom DPH.
Faktúra platiteľa DPH (daňový doklad) musí okrem bežných údajov obsahovať aj IČ DPH, cenu bez dane, uplatnenú sadzbu DPH a vypočítanú sumu dane v eurách. Bez správne vystaveného daňového dokladu si odberateľ nemôže uplatniť odpočet DPH.
Faktúra neplatiteľa DPH je jednoduchšia – neobsahuje rozpis dane. Ak nie ste platiteľom DPH, na faktúru nikdy neuvádzajte údaje typické pre platiteľov (napríklad IČ DPH alebo označenie „daňový doklad"), aby si partner mylne nemyslel, že platiteľom ste.
Zálohová, proforma a zúčtovacia faktúra
Tieto tri doklady spolu úzko súvisia, no majú rôznu úlohu.
Zálohová faktúra slúži na vyžiadanie platby za časť tovaru alebo služby ešte pred jej dodaním. Nie je účtovným ani daňovým dokladom a zo zákona ju nemusíte evidovať.
Proforma faktúra funguje podobne, ale vyzýva na úhradu celej sumy vopred. Ani ona nie je daňovým ani účtovným dokladom – ide skôr o výzvu na platbu alebo cenovú ponuku.
Zúčtovacia (konečná) faktúra sa vystavuje po dodaní tovaru alebo služby a už riadnym dokladom je. Uvádza sa na nej celková suma, čo už bolo zaplatené a čo zostáva doplatiť.
Dobropis a opravný daňový doklad
Keď potrebujete znížiť pôvodne fakturovanú sumu – napríklad pri reklamácii, vrátení tovaru alebo dodatočnej zľave – vystavuje sa dobropis. U platiteľa DPH ide o opravný daňový doklad.
Dobropis musí obsahovať odkaz na pôvodnú faktúru, dôvod opravy a rozdiel medzi pôvodnou a novou sumou. Platiteľ DPH ho musí vystaviť do 15 dní od zistenia dôvodu na opravu.
Faktúru nikdy nemažte. Ak potrebujete opraviť chybu, vystavte opravný doklad alebo faktúru stornujte – storno však neznamená vymazanie, doklad zostáva v evidencii.
Zjednodušená faktúra
Zjednodušená faktúra nemusí obsahovať všetky náležitosti bežnej faktúry – napríklad identifikačné údaje odberateľa či jednotkovú cenu. Typicky ide o pokladničný doklad z e-kasy.
Od 1. januára 2025 platí jednotný limit: doklad z e-kasy sa považuje za zjednodušenú faktúru len vtedy, ak cena vrátane DPH nepresiahne 400 eur (predtým to bolo 1 000 eur pri hotovosti a 1 600 eur pri platbe kartou). Pri vyšších sumách musí platiteľ DPH na požiadanie vystaviť riadnu faktúru – inak si odberateľ nemôže uplatniť odpočet DPH.
Pokladničné a interné doklady
Okrem faktúr sa v podnikaní stretnete aj s ďalšími dokladmi:
Pokladničný doklad (príjmový a výdavkový) zachytáva pohyb hotovosti v pokladnici.
Dodací list potvrdzuje odovzdanie a prevzatie tovaru. Nie je daňovým dokladom, no v praxi sa bežne používa.
Príjemka a výdajka sú interné doklady o príjme tovaru na sklad a jeho výdaji.
Výpisy z účtov (bankového aj úverového) tiež patria medzi doklady, ktoré treba evidovať.
Rozdiel medzi internými a externými dokladmi je jednoduchý: interné si podnik vystavuje sám pre svoju potrebu (príjemka, výdajka), externé vznikajú pri styku s okolím (dodací list, faktúra).
Nemusíte si pamätať náležitosti každého dokladu naspamäť. Fakturačný nástroj FakturaOnline.sk pozná jednotlivé typy dokladov a automaticky doplní správne polia – vystavíte tak faktúru aj dobropis za pár sekúnd a bez chýb.
Najčastejšie otázky?
1. Je zálohová faktúra daňovým dokladom?
Nie. Zálohová ani proforma faktúra nie je účtovným ani daňovým dokladom. Riadnym dokladom sa stáva až zúčtovacia (konečná) faktúra vystavená po dodaní tovaru alebo služby.
2. Aký je rozdiel medzi faktúrou a daňovým dokladom?
Daňový doklad je faktúra, ktorú vystavuje platiteľ DPH – obsahuje navyše rozpis DPH (základ dane, sadzbu a výšku dane). Neplatiteľ DPH vystavuje bežný účtovný doklad bez dane.
3. Kedy môžem vystaviť zjednodušenú faktúru?
Zjednodušenú faktúru (napríklad doklad z e-kasy) môžete od roku 2025 použiť, ak cena vrátane DPH nepresiahne 400 eur. Nemusí obsahovať všetky náležitosti riadnej faktúry.
4. Čo je dobropis?
Dobropis je doklad, ktorým sa znižuje pôvodne fakturovaná suma – napríklad pri reklamácii, vrátení tovaru alebo poskytnutej zľave. U platiteľa DPH ide o opravný daňový doklad.
Záver:
Faktúra nie je len jeden typ dokladu. Podľa toho, či ste platiteľom DPH, v akej fáze obchodu sa nachádzate a čo potrebujete doložiť, siahnete po zálohovej či proforma faktúre, zúčtovacej faktúre, dobropise alebo len pokladničnom doklade. Kľúčové je vedieť, ktorý doklad je daňový a ktorý slúží iba ako výzva na platbu – práve od toho závisí, či si vy alebo váš odberateľ môžete uplatniť odpočet DPH. Ak si nechcete pamätať náležitosti každého typu dokladu, nechajte to na fakturačný nástroj. Na FakturaOnline.sk vystavíte správny doklad za pár sekúnd a s istotou, že obsahuje všetko potrebné.
