Za odoslanie faktúry kupujúcemu alebo klientovi je zodpovedný predávajúci alebo poskytovateľ služieb, teda ten, kto faktúru posiela. Vo väčšine transakcií je odosielateľom faktúry podnik alebo fyzická osoba, ktorá dodáva tovar alebo ponúka služby. Tento bežný postup zabezpečuje riadne zdokumentovanie finančnej transakcie. Výnimky môžu nastať v dôsledku špecifických dohôd alebo jedinečných podmienok transakcie, ale zodpovednosť vo všeobecnosti nesie poskytovateľ.
Aké sú povinnosti odosielateľa faktúry?
Osoba, ktorá posiela faktúru, má kritickú úlohu pri zabezpečovaní hladkého, presného a súladného platobného procesu. Tu je uvedené, čo musí urobiť:
Všetky potrebné informácie: Uistite sa, že sú jasne uvedené podrobnosti, ako je číslo faktúry, dátum, informácie o kupujúcom a predávajúcom, opis služieb alebo tovaru, množstvo, celková suma, platobné podmienky a dane (ak sa uplatňujú).
Zabezpečte súlad: Skontrolujte, či faktúra zodpovedá miestnym daňovým zákonom a priemyselným usmerneniam vrátane DPH alebo GST, ak je to relevantné.
Zasielajte faktúry včas: Oneskorené zasielanie faktúr môže viesť k oneskoreným platbám a ovplyvniť tok hotovosti.
Udržujte prehľadnú evidenciu: Správna dokumentácia podporuje účtovníctvo a odsúhlasenie platieb.
Sledovanie oneskorených platieb: Súčasťou povinností odosielateľa sú aj odborné upomienky a úpravy, ako napríklad vystavovanie dobropisov alebo opráv.
Tip
Aby ste sa vyhli právnym alebo finančným problémom, dvakrát skontrolujte, či faktúra spĺňa všetky regulačné požiadavky, najmä pri cezhraničných transakciách.
Potrebuje príjemca niekedy poslať faktúru?
Aj keď je to nezvyčajné, existujú prípady, keď príjemca tovaru alebo služieb môže potrebovať vystaviť faktúru:
V prípade samozdanenia kupujúci vystaví faktúru v mene predávajúceho, čo je bežné v odvetviach s automatizovanými systémami obstarávania.
Spätná fakturácia môže nastať v prípadoch, ako je vrátenie tovaru alebo riešenie logistiky dodávateľského reťazca.
Niektori klienti môžu vystaviť dobropis na úpravu faktúry z dôvodu nezrovnalostí alebo čiastočných dodávok.
Tieto situácie sú špecifické a zvyčajne sa riadia stanovenými dohodami alebo normami v odvetví.
Existujú osobitné pravidlá pre to, kto musí poslať faktúru?
Povinnosť, kto faktúru posiela, závisí od zákonných požiadaviek, zmluvných podmienok a priemyselných noriem.
Napríklad fakturáciu v krajinách s DPH alebo GST upravujú osobitné predpisy, ako napríklad predpisy Európskej únie, ktoré vyžadujú faktúry v súlade s DPH pre transakcie B2B. V zmluvách medzi stranami môžu byť tiež uvedené fakturačné protokoly, zatiaľ čo niektoré odvetvia, ako napríklad stavebníctvo, majú jedinečné fakturačné štruktúry v závislosti od fáz projektu.
Nesprávne vystavovanie faktúr môže mať právne alebo finančné dôsledky, napríklad problémy s dodržiavaním daňových predpisov, spory alebo pokuty. Vždy si preštudujte miestne predpisy a zmluvné záväzky týkajúce sa fakturačných povinností.
Ako možno určiť, kto má faktúru odoslať?
Postupujte podľa týchto krokov pre určenie, kto má faktúru poslať a aké sú jeho zodpovednosti:
Prekontrolujte zmluvu: Preskúmajte zmluvu alebo podmienky transakcie, aby ste identifikovali fakturačné úlohy.
Poznajte normy odvetvia: Vo väčšine prípadov faktúru zasiela predávajúci alebo poskytovateľ.
Zohľadnite finančné záznamy: Určte, kto musí platbu sledovať ako príjem alebo pohľadávku.
Komunikovať vopred: Pred začatím transakcie si vyjasnite úlohy, aby ste predišli nedorozumeniam.
Zachovajte kópie faktúr: Uchovajte si všetky faktúry pre budúce použitie a zodpovednosť.
Tento priamy prístup zabezpečuje prehľadnosť a predchádza nedorozumeniam pre všetky zúčastnené strany.