Schvaľovacia politika
Schvaľovacia politika je interný súbor pravidiel, ktorý určuje, kto a ako schvaľuje faktúry, objednávky, náklady a platby. Jej cieľom je prehľad, kontrola a zníženie rizík chýb či podvodov.
Môže byť jednotná alebo rozdielna podľa typu dokladov a podľa sumy. Zvyčajne popisuje kroky schvaľovania, limity právomocí, náhradníkov a spôsob, ako sa schválenie zaznamená.
Čo by mala schvaľovacia politika obsahovať:
- Roly a zodpovednosti: kto môže schvaľovať a za čo zodpovedá.
- Limity podľa sumy a typu výdavku: jednoduché pravidlá, kedy stačí jeden podpis a kedy viac úrovní.
- Postup krokov (workflow): kontrola, schválenie, uvoľnenie platby.
- Povinné podklady: zmluva, objednávka, dodací list alebo rozpočet.
- Oddelenie činností: ten, kto zadáva doklad, by ho nemal aj schvaľovať a platiť.
- Náhradníci a eskalácie: kto schváli v neprítomnosti a ako sa riešia výnimky.
- Evidencia a dohľadateľnosť: záznam o čase, osobe a zmene pri každom kroku.
- Archivácia a súlad: jasné pravidlá, ktoré zapadajú do interných smerníc a zákonných požiadaviek.
Príklad z praxe
Faktúry do určitej sumy schvaľuje vedúci oddelenia. Vyššie sumy ideálne potvrdzuje konateľ a pred platbou účtovník ešte skontroluje údaje.
V menšej firme môže byť politika jednoduchá, dôležité je mať ju písomne a dodržiavať. V online fakturačných systémoch sa dá nastaviť viac úrovní schvaľovania a všetky kroky sa ukladajú do záznamu.
Tip
Začnite s pár jasnými pravidlami a priebežne ich dolaďte podľa praxe. Príliš zložité postupy spomaľujú platby a ľudia ich obchádzajú.
