Pohľadávky a záväzky a opravné položky: evidencia a účtovanie
Ako sa evidujú pohľadávky a záväzky
Pohľadávka je nárok firmy na peniaze alebo iné plnenie - najčastejšie za vystavenú a ešte neuhradenú faktúru. Záväzok je opak: dlh firmy voči niekomu inému, typicky neuhradená prijatá faktúra.
V podvojnom účtovníctve ich vediete v účtovej triede 3. Pohľadávky voči odberateľom sledujete na účte 311, poskytnuté preddavky na účte 314, ostatné pohľadávky na účte 315 alebo 378. Na strane záväzkov máte dodávateľov na účte 321, prijaté preddavky na účte 324, záväzky voči zamestnancom na účte 331 a voči daňovému úradu na účtoch 342 a 343 (DPH).
Ku každej pohľadávke aj záväzku vediete analytickú evidenciu - rozpis podľa jednotlivých odberateľov, dodávateľov a dokladov. Bez nej nezistíte, ktorá konkrétna faktúra je po splatnosti a ako dlho.
Opravné položky k pohľadávkam sú nástrojom podvojného účtovníctva. V jednoduchom účtovníctve, kde sa príjmy zdaňujú až pri úhrade, sa opravné položky netvoria - neuhradená faktúra sa totiž nikdy nedostala do zdaniteľných príjmov.
Čo je opravná položka a kedy ju tvoríte
Opravná položka je účtovný nástroj, ktorý dočasne zníži hodnotu majetku, ak reálne klesla oproti sume vedenej v účtovníctve. Firma ju tvorí na základe zásady opatrnosti - aby účtovníctvo nevykazovalo majetok vyššou hodnotou, než akú v skutočnosti má.
Pri pohľadávkach to znamená jediné: máte faktúru, o ktorej je opodstatnené predpokladať, že ju dlžník úplne alebo čiastočne nezaplatí. Typicky odberateľ mešká s úhradou, nereaguje na upomienky, dostal sa do konkurzu alebo je nekontaktný. Opravnú položku tvoríte aj k spornej pohľadávke, o ktorej sa vedie spor.
Účtovanie opravnej položky patrí medzi závierkové účtovné prípady - posudzujete ho ku dňu, ku ktorému zostavujete účtovnú závierku, teda spravidla k 31. decembru.
Ako opravnú položku zaúčtovať
Tvorbu opravnej položky k pohľadávke účtujete na ťarchu nákladového účtu 547 (Tvorba a zúčtovanie opravných položiek k pohľadávkam) a v prospech účtu 391 (Opravné položky k pohľadávkam). Výška zodpovedá tej časti pohľadávky, o ktorej predpokladáte, že ju nedostanete - môže to byť celá suma aj len jej časť.
Keď riziko pominie, opravnú položku musíte zúčtovať (rozpustiť) opačným zápisom - teda 391 na ťarchu a 547 v prospech. Stane sa to napríklad vtedy, keď dlžník faktúru nakoniec uhradí, dohodnete sa na splátkovom kalendári alebo pohľadávku odpíšete či postúpite.
K účtu 547 je dôležité viesť analytickú evidenciu, ktorá oddelí daňovo uznané opravné položky od tých ostatných. Prečo, vysvetľujeme ďalej.
Kedy je opravná položka daňovým výdavkom
Nie každá účtovná opravná položka zníži aj základ dane. Daňovým výdavkom je len opravná položka k nepremlčanej rizikovej pohľadávke, ktorá bola pri svojom vzniku zahrnutá do zdaniteľných príjmov (teda účtovaná do výnosov) a je ocenená menovitou hodnotou.
Ak pohľadávka tieto podmienky spĺňa, výška daňovo uznanej opravnej položky závisí od toho, koľko času uplynulo od jej splatnosti - ide o takzvaný časový test:
Doba po splatnosti |
Daňovo uznaná opravná položka |
|---|---|
viac ako 360 dní |
20 % menovitej hodnoty |
viac ako 720 dní |
50 % menovitej hodnoty |
viac ako 1 080 dní |
100 % menovitej hodnoty |
Lehota sa počíta odo dňa nasledujúceho po dni splatnosti. Pri faktúre splatnej 1. 12. sa teda dni po splatnosti rátajú od 2. 12. Rovnako 100 % možno po 1 080 dňoch od splatnosti uplatniť aj na príslušenstvo pohľadávky - úroky z omeškania a podobné platby - pokiaľ boli zahrnuté do zdaniteľných príjmov.
Časť opravnej položky, ktorá neprejde časovým testom, nie je daňovým výdavkom a v daňovom priznaní ju pripočítate k základu dane (pripočítateľná položka). Daňovú opravnú položku zároveň nemôžete tvoriť k pohľadávke nadobudnutej postúpením, k pohľadávke, ktorú si viete započítať so záväzkom voči tomu istému dlžníkovi, ani k pohľadávkam z pôžičiek, úverov či záloh - tie totiž neboli vo výnosoch.
Mikrodaňovník má výhodnejšie pravidlá
Osobitné, výhodnejšie pravidlá platia pre mikrodaňovníka. Ten sa časovým testom riadiť nemusí a opravnú položku k rizikovej pohľadávke si uplatní do daňových výdavkov rovno v tej výške, v akej o nej účtoval.
Mikrodaňovníkom je podnikateľ - fyzická aj právnická osoba - ktorého zdaniteľné príjmy za zdaňovacie obdobie nepresiahnu 60 000 €. Pri opravných položkách k rizikovým nepremlčaným pohľadávkam vrátane príslušenstva sa časový test 360/720/1 080 dní neuplatní - do daňových výdavkov idú v plnej zaúčtovanej výške. Podmienkou zostáva, že pohľadávka bola zahrnutá do zdaniteľných príjmov a existuje reálne riziko nezaplatenia. Status sa posudzuje ku koncu zdaňovacieho obdobia a hranica 60 000 € nesúvisí s limitom pre registráciu DPH.
Opravné položky nie sú nástroj na svojvoľné znižovanie dane. Daňový úrad ich pri kontrole uzná len vtedy, keď viete riziko nezaplatenia doložiť - meškanie, konkurz dlžníka, neúspešné výzvy. Preto sa oplatí mať poriadok v evidencii faktúr a presne vedieť, ktoré sú po splatnosti a ako dlho.
Najčastejšie otázky:
1. Kto tvorí opravné položky k pohľadávkam?
Firmy, ktoré účtujú v podvojnom účtovníctve. V jednoduchom účtovníctve sa opravné položky k pohľadávkam netvoria, pretože neuhradená faktúra sa nedostala do zdaniteľných príjmov.
2. Na akých účtoch sa účtuje opravná položka k pohľadávke?
Tvorba sa účtuje 547 / 391. Rozpustenie (zúčtovanie) je opačný zápis 391 / 547.
3. Kedy je opravná položka daňovým výdavkom?
Ak ide o nepremlčanú rizikovú pohľadávku zahrnutú do zdaniteľných príjmov. Výška závisí od časového testu: 20 % po 360 dňoch, 50 % po 720 dňoch a 100 % po 1 080 dňoch od splatnosti.
4. Odkedy sa počíta doba po splatnosti?
Odo dňa nasledujúceho po dni splatnosti. Pri splatnosti 1. 12. sa dni rátajú od 2. 12.
Záver:
Pohľadávky a záväzky nie sú len položky v účtovníctve, ale obraz toho, ako firme reálne prúdia peniaze. Opravná položka je nástroj, ktorým tento obraz zosúladíte so skutočnosťou - priznáte, že rizikovú faktúru možno nedostanete, a v odôvodnených prípadoch si tým znížite aj základ dane. Celé to však stojí a padá na poriadku v evidencii: kým presne viete, ktorá pohľadávka je po splatnosti a ako dlho, viete aj kedy a v akej výške opravnú položku vytvoriť a či vám ju daňový úrad uzná.
