Ako opraviť chyby v účtovníctve: postup a odporúčania

Prečo na spôsobe opravy záleží

Chyby v účtovníctve vznikajú aj skúseným účtovníkom — zabudnutá faktúra, zle zaúčtovaná suma, prípad na nesprávnom účte. Podstatné nie je, že chyba vznikla, ale ako ju opravíte. Slovenská legislatíva má na opravy jasné pravidlá a ich nedodržanie môže spôsobiť, že účtovníctvo prestane byť preukázateľné — čo je problém najmä pri daňovej kontrole.

Cieľom opravy je, aby účtovníctvo aj po zásahu poskytovalo verný a pravdivý obraz o hospodárení firmy. Preto sa chyba nikdy jednoducho „neprepíše", ale opraví sa presne stanoveným postupom.

Čo hovorí zákon o oprave účtovných záznamov

Podľa zákona o účtovníctve platí, že ak zistíte, že niektorý účtovný záznam je neúplný, nesprávny, nepreukázateľný alebo nezrozumiteľný, ste povinní ho opraviť bez zbytočného odkladu.

Každá oprava musí byť vykonaná tak, aby z nej bolo vždy zrejmé:

• kto opravu vykonal — zodpovedná osoba a jej podpisový záznam,

• kedy sa oprava vykonala — dátum,

• aký bol obsah záznamu pred opravou aj po nej.

Zároveň platí dôležité pravidlo: na každú opravu účtovného zápisu treba vyhotoviť účtovný doklad, spravidla interný. Bez neho je oprava nepreukázateľná.

Techniky opravy: storno a doplnkový zápis

V praxi sa chyby v účtovných knihách opravujú tromi spôsobmi. Ktorý použijete, závisí od toho, v čom presne chyba spočíva:

• Úplné storno — použije sa, keď bol prípad zaúčtovaný na nesprávne účty, alebo na správne účty, ale na nesprávne strany. Pôvodný zápis sa zruší v plnej výške a zaúčtuje sa nanovo správne.

• Čiastočné storno — použije sa, keď bol prípad zaúčtovaný na správne účty aj strany, ale vo vyššej sume, než mal byť. Stornuje sa len rozdiel.

• Doplnkový účtovný zápis — použije sa, keď bol prípad zaúčtovaný správne, ale v nižšej sume. Chýbajúci rozdiel sa jednoducho doúčtuje.

Chyba bežného obdobia verzus chyba minulých rokov

Postup opravy sa zásadne líši podľa toho, či je účtovná závierka za dané obdobie už schválená.

Oprava chyby bežného účtovného obdobia

Ak sa chyba týka obdobia, ktoré ešte neskončilo — alebo síce skončilo, ale závierka zaň ešte nebola schválená — opravíte ju priamo v tomto období. Kým nie je závierka schválená, uzavreté účtovné knihy možno opäť otvoriť, ak je to potrebné pre verný obraz účtovníctva.

Oprava chýb minulých účtovných období

Ak je závierka už schválená, chybu zaúčtujete v tom období, v ktorom ste ju zistili — teda v bežnom roku. Spôsob účtovania potom závisí od závažnosti chyby:

• Nevýznamné chyby sa účtujú ako oprava bežného obdobia — na príslušné účty nákladov a výnosov.

• Významné chyby sa účtujú cez účet 428 – Nerozdelený zisk minulých rokov alebo 429 – Neuhradená strata minulých rokov. Tým sa zabráni skresleniu hospodárskeho výsledku bežného roka.

Daňové dôsledky opravy

Oprava účtovnej chyby môže mať vplyv aj na daň z príjmov. Ak sa opravou zmení základ dane za už podané obdobie, môže vzniknúť povinnosť podať dodatočné daňové priznanie — najmä ak mala byť daň vyššia alebo daňová strata nižšia, než ste uviedli.

Pri významných chybách minulých rokov účtovaných cez účet 428 alebo 429 má daňovník na výber: buď upraví základ dane príslušného minulého roka a podá dodatočné priznanie, alebo sumu zahrnie do základu dane v roku, keď chybu zistil. Keďže ide o citlivú oblasť, pri väčších opravách je vhodné postup vopred konzultovať s daňovým poradcom.

Praktické odporúčania na záver

Aby ste opravy zvládli bez zbytočného rizika, držte sa niekoľkých zásad:

• Chyby opravujte ihneď po zistení, nie až pri závierke.

• Ku každej oprave vyhotovte interný účtovný doklad s dátumom, podpisom a popisom pôvodného aj nového stavu.

• V internej smernici si vopred stanovte hranicu významnosti chýb.

• Pri chybách s dopadom na daň zvážte povinnosť podať dodatočné priznanie.

• Doklady o oprave uchovávajte rovnako dôkladne ako ostatnú účtovnú dokumentáciu.

Chyby v účtovníctve sú bežné a dajú sa opraviť — kľúčom je transparentnosť. Kým dodržíte pravidlo, že z opravy je vždy jasné kto, kedy a čo menil, a doložíte ju účtovným dokladom, vaše účtovníctvo zostane preukázateľné. Náročnejšie prípady — najmä významné chyby minulých rokov s daňovým dopadom — sa oplatí riešiť s odborníkom.