Každý podnikateľ je povinný uchovávať účtovné doklady v súlade so zákonom. Zanedbanie tejto povinnosti môže viesť k vysokým pokutám. Pozrite sa, ako dlho musíte archivovať faktúry, účtovné záznamy a ďalšie dokumenty, aké formy uchovávania sú povolené a na čo si dať pozor pri ich skartácii.
Zákonná povinnosť uchovávať účtovnú dokumentáciu
Podľa zákona o účtovníctve je každá účtovná jednotka povinná zabezpečiť ochranu svojej účtovnej dokumentácie pred stratou, poškodením, odcudzením alebo neoprávneným prístupom. Účtovné záznamy možno uchovávať v listinnej alebo elektronickej podobe, prípadne ich kombináciou, pričom zvolený spôsob musí zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť počas celej lehoty archivácie.
Povinnosť ochrany dát:
Účtovná jednotka musí chrániť nielen samotné dokumenty, ale aj technické prostriedky, nosiče informácií a programové vybavenie, ktoré sa používajú pri vedení účtovníctva.
Archivačné lehoty pre rôzne typy dokumentov
Dĺžka archivácie účtovných a daňových dokladov sa líši podľa ich charakteru a typu podnikania. Zákon o účtovníctve presne stanovuje, ako dlho musia podnikatelia jednotlivé dokumenty uchovávať, pričom cieľom je zabezpečiť ich dostupnosť pre daňové, účtovné či právne účely.
Typ podnikania |
Druh dokumentu |
Lehota |
FO – neplatiteľ DPH (aj v režime paušálnych výdavkov) |
Prijaté a vydané faktúry, pokladničné bločky, zmluvy, bankové výpisy |
10 rokov |
FO – platiteľ DPH |
Faktúry a doklady súvisiace s DPH (evidencia, priznania, výkazy) |
10 rokov |
Zamestnávatelia |
Pracovné zmluvy |
5 rokov |
Mzdové listy |
50 rokov |
|
Zamestnanecké spisy |
70 rokov |
|
Všetci podnikatelia |
Účtovné závierky, účtovné knihy, inventúry, odpisové plány, audítorské správy |
10 rokov |
Osobitné situácie a predĺžené lehoty:
Účtovné záznamy, ktoré sú predmetom súdneho, správneho alebo daňového konania, sa uchovávajú až do konca obdobia nasledujúceho po skončení konania.
Dokumenty, ktoré sa týkajú záručných lehôt a reklamácií, sa archivujú po celú dobu trvania reklamácie.
Záznamy o nezaplatených záväzkoch alebo pohľadávkach sa uchovávajú do konca účtovného obdobia nasledujúceho po ich vyrovnaní.
Ako vykonávať archiváciu?
Archiváciu účtovných dokladov môžete vykonávať tromi spôsobmi, v závislosti od charakteru podnikania a objemu dokumentov:
Fyzicky – uchovávanie papierových dokladov v šanónoch, kartónových boxoch alebo archívnych skrinkách;
Digitálne – prostredníctvom účtovného alebo dokumentačného softvéru;
Kombinovane – spojenie oboch prístupov, ktoré je v praxi najefektívnejšie.
Pri fyzickej archivácii je dôležité zvoliť vhodné prostredie – suché, tmavé a chránené pred vlhkosťou. Dokumenty by mali byť uložené tak, aby sa predišlo ich poškodeniu, znehodnoteniu či strate čitateľnosti. Nevhodné skladovanie môže viesť k vyblednutiu textu, tvorbe plesní alebo zničeniu dokumentov vodou.
Digitálna archivácia ponúka väčšiu bezpečnosť, úsporu miesta aj jednoduché vyhľadávanie. Vyžaduje si však jasne nastavený interný archivačný poriadok, ktorý stanovuje:
kto má k dokumentom prístup;
ako sa dokumenty ukladajú a zálohujú;
akým spôsobom sa eviduje každé nahliadnutie alebo úprava záznamu.
Odporúčania pre efektívnu archiváciu
Dokumenty označujte podľa rokov, typu alebo klienta, aby ste ich vedeli rýchlo vyhľadať.
Pravidelne kontrolujte čitateľnosť digitálnych súborov a včas obnovujte staršie formáty (napr. PDF/A).
Určte zodpovednú osobu za správu archívu, ktorá bude dohliadať na poriadok, prístupové práva a vyraďovanie dokladov.
Pri fyzickom archíve sa postarajte o suché a bezpečné prostredie – mimo dosahu vlhkosti, slnka či ohňa.
Záver:
Správne nastavená archivácia účtovných dokladov je neoddeliteľnou súčasťou zodpovedného podnikania. Umožňuje nielen splniť zákonné povinnosti, ale aj chrániť firmu pred rizikom sankcií, stratou dát či komplikáciami počas daňovej kontroly. Každý podnikateľ by mal mať vypracovaný archivačný plán, ktorý určuje lehoty uchovávania, spôsob archivácie a postup pri skartácii dokumentov. Bez ohľadu na to, či ide o fyzickú alebo digitálnu archiváciu, kľúčové je zachovať tri základné princípy – vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť dokumentov počas celej archivačnej lehoty.
