Schvaľovacia politika je interný súbor pravidiel, ktorý určuje, kto a ako schvaľuje faktúry, objednávky, náklady a platby. Jej cieľom je prehľad, kontrola a zníženie rizík chýb či podvodov.

Môže byť jednotná alebo rozdielna podľa typu dokladov a podľa sumy. Zvyčajne popisuje kroky schvaľovania, limity právomocí, náhradníkov a spôsob, ako sa schválenie zaznamená.

Čo by mala schvaľovacia politika obsahovať:

Vlastné imanie: vklady a zisk ponechaný vo firme; nie je to dlh, ktorý treba splatiť.
Cudzie zdroje (záväzky): dlhy voči banke, dodávateľom a iným; delia sa na krátkodobé a dlhodobé podľa splatnosti.
Rezervy: peniaze vyčlenené na budúce výdavky, ktoré sa očakávajú, no ich presná výška alebo termín nie sú isté.

Roly a zodpovednosti: kto môže schvaľovať a za čo zodpovedá.
Limity podľa sumy a typu výdavku: jednoduché pravidlá, kedy stačí jeden podpis a kedy viac úrovní.
Postup krokov (workflow): kontrola, schválenie, uvoľnenie platby.
Povinné podklady: zmluva, objednávka, dodací list alebo rozpočet.
Oddelenie činností: ten, kto zadáva doklad, by ho nemal aj schvaľovať a platiť.
Náhradníci a eskalácie: kto schváli v neprítomnosti a ako sa riešia výnimky.
Evidencia a dohľadateľnosť: záznam o čase, osobe a zmene pri každom kroku.
Archivácia a súlad: jasné pravidlá, ktoré zapadajú do interných smerníc a zákonných požiadaviek.

V menšej firme môže byť politika jednoduchá, dôležité je mať ju písomne a dodržiavať. V online fakturačných systémoch sa dá nastaviť viac úrovní schvaľovania a všetky kroky sa ukladajú do záznamu.

Slovník pojmy od písmena "P"