Faktúry musia spĺňať osobitné právne požiadavky vrátane jasnej identifikácie predávajúceho aj kupujúceho, podrobného rozpisu poskytnutého tovaru alebo služieb a výslovných platobných podmienok. Znalosť len základných požiadaviek však nestačí na to, aby ste ochránili svoju firmu pred právnymi problémami a pokutami.
Základné právne požiadavky na obchodné faktúry
V podnikaní nie je nič dôležitejšie ako zabezpečiť, aby vaše finančné dokumenty spĺňali právne normy. Faktúry nie sú výnimkou. Povinné požiadavky na právne vyhovujúce faktúry sú základom obchodných transakcií, pretože slúžia ako zákonná požiadavka na evidenciu predaja a služieb.
Nedodržanie zákonných požiadaviek na faktúry môže priniesť rôzne sankcie vrátane značných pokút, sporov o platbu a v závažných prípadoch aj súdnych sporov, ktoré urýchlia stratu dobrého mena podniku. Napríklad chýbajúce informácie týkajúce sa daní môžu vyvolať kontroly alebo sankcie zo strany daňových úradov.
Vaša faktúra by mala bezproblémovo obsahovať:
- jedinečné číslo faktúry
- dátum vystavenia faktúry
- názov vašej spoločnosti, adresu a kontaktné údaje
- názov a adresu spoločnosti zákazníka
- jasný opis toho, čo účtujete
- dátum dodania tovaru alebo služby
- celkovú dlžnú sumu vrátane rozpisu daní
- platobné podmienky vrátane lehoty, spôsobu platby a prípadných poplatkov za oneskorenú platbu
Podrobný rozpis právnych požiadaviek na faktúry
Každá faktúra musí obsahovať názov vašej spoločnosti, adresu a kontaktné údaje a podobné identifikačné údaje zákazníka. V prípade potreby by malo byť uvedené aj IČ DPH alebo registračné číslo spoločnosti, aby sa zabezpečilo splnenie daňových a zákonných povinností.
- Nejasné popisy môžu viesť k zámene
Jasnosť zabezpečí položkový zoznam, ktorý rozčlení služby alebo tovar a uvedie jasné ceny.
- Dávajte si pozor na platobné údaje
Uveďte cenu za jednotku, celkový objem poskytnutých služieb alebo tovaru, všetky dane alebo iné poplatky, prijateľné spôsoby platby, dátumy splatnosti a ustanovenia o zľavách za predčasné platby alebo poplatkoch za oneskorené platby, aby ste zachovali absolútnu jasnosť.
Dodržiavanie súladu faktúr a predchádzanie pokutám
Pre zachovanie súladu faktúr s právnymi predpismi je najdôležitejšie byť ostražitý a mať prehľad o neustále sa vyvíjajúcom právnom prostredí. Pravidelne sa informujte o aktualizáciách právnych predpisov týkajúcich sa faktúr z dôveryhodných zdrojov alebo od odborníkov.
Faktúru považujte za záväzný doklad o predaji; v prípade sporu slúži faktúra ako dôkaz na podporu nárokov na súde a uvádza dátumy transakcií, výslovne uvedené služby alebo tovar a dohodnuté ceny.
Podnik môže byť právne napadnutý za to, že nevystavil faktúry včas alebo neposkytol všetky potrebné informácie vyžadované zákonom. To bol prípad malého podniku, ktorý bol zažalovaný za daňový únik kvôli neúplným faktúram, čo malo za následok vysoké pokuty a súdne trovy.
Pokročilé úvahy o faktúrach
V digitálnej ére sa čoraz viac presadzuje elektronická fakturácia. Udržiavanie aktuálnych štandardov pre túto elektronickú fakturáciu, ako je správny formát, zabezpečenie autentifikácie prostredníctvom digitálnych podpisov a zachovanie integrity údajov, je mimoriadne dôležité. Tieto normy sú stanovené na podporu interoperability a bezpečnosti rôznych systémov elektronickej fakturácie.
Pri medzinárodnom predaji sú faktúry ešte zložitejšie; musia sa riadiť predpismi o DPH predávajúcej aj prijímajúcej krajiny, zohľadňovať rôzne sadzby DPH alebo oslobodenia od dane a prípadne uvádzať aj colné sadzby alebo vývozné a dovozné licencie.
Na ďalšie zefektívnenie procesu fakturácie FakturaOnline ponúka rýchle, bezpečné riešenie založené na prehliadači. Vytvárajte rôzne typy faktúr s prehľadným sledovaním zaplatených a nezaplatených faktúr bez potreby registrácie. Najlepšie zo všetkého je, že môžete začať ihneď s bezplatnou skúšobnou verziou.
