Číslujete faktúry správne?

Jedným z pravidiel, ktoré sa môže zdať ako maličkosť, je správne číslovanie faktúr. Ak na fakturáciu stále používate excelovské tabuľky, takáto chyba sa môže stať hneď z nepozornosti.

Aké sú pravidlá číslovania faktúr?

Číslovanie radov nie je jednoznačne definované pravidlom, ale je dobré dodržiavať nasledujúce zásady:

• Chronologické číslovanie tak, aby vytváralo postupný rad v čase,
• Konečná podoba je na každom jednotlivcovi, ale odporúča sa používať systém, v ktorom je obdobie faktúry jasne identifikovateľné: nedefinované
• Párovanie čísla faktúry a variabilného symbolu - aby bolo možné ľahšie identifikovať, či už bola faktúra uhradená,
• Znaky v číselnom reťazci, ako sú pomlčky, lomítka atď. sú povolené, len sa nemôžu použiť ako variabilný symbol pre platbu.

Číslovanie faktúr a jeho pravidlá dávajú podnikateľom a spoločnostiam veľkú voľnosť pri nastavovaní vlastných číselných radov pre každý mesiac, rok alebo klienta tak, aby systém vyhovoval spoločnosti a jej potrebám.

Chyby v číslovaní faktúr - čo s nimi?

V prípade chyby je možné faktúru upraviť ešte pred jej odoslaním klientovi, ktorý ju zaeviduje (napríklad ak bol použitý niektorý z online nástrojov, ako je FakturaOnline.sk), ale už nie je dobré nahradiť chýbajúci číselný rad faktúrou, ktorá bola vystavená neskôr, alebo ho vymazať, napríklad kvôli poriadku v účtovníctve.

V záujme úspory času pri vystavovaní faktúr a minimalizácie chýb (nielen v číslovaní) je dobré používať online nástroje, ktoré majú číselné rady už nastavené - napríklad v nástroji FakturaOnline.sk si zvolíte číselný rad a pri ďalšej faktúre sa automaticky zvýši o jednotku.

Ak napríklad vystavíte prvú faktúru s číslom 2020 (rok) 06 (mesiac) a poradovým číslom 01 - 20200601, ďalšia faktúra bude automaticky 20200602.

Fakturácia nemusí byť zdĺhavá a vďaka fakturačným nástrojom môžete eliminovať riziko chyby na minimum.